Memahami Workflow (Alur Kerja) Dalam Bisnis Dan Manfaatnya
Secara umum, workflow bukanlah sesuatu yang baru. Memiliki bentuk berupa bagan, ternyata memiliki peran yang penting dalam bisnis. Workflow adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia kerja yang merujuk pada rangkaian aktivitas yang tersusun secara sistematis. Namun, tak jarang beberapa perusahaan belum memiliki alur kerja yang jelas dalam aktivitasnya. Oleh karena itu, berikut adalah penjelasannya.
Apa Itu Workflow?
Jika didefinisikan, alur kerja atau workflow adalah urutan langkah-langkah dalam pengerjaan sebuah aktivitas kerja yang disusun dari awal hingga akhir. Workflow memberi gambaran mengenai sebuah proses pengerjaan tugas yang dijalankan secara terstruktur. Alur kerja berguna untuk memastikan bahwa proses kerja yang dilakukan dapat berjalan dengan cara yang benar setiap saat.
Sebagai contoh sederhana, Anda ingin menjalankan program pelatihan bagi karyawan baru. Jika dianalisis dengan baik, hal ini tidak bisa begitu saja dilakukan dengan langsung memberikan mereka pelatihan. Karena nantinya akan menyebabkan proses pelatihan tidak dapat berjalan dengan baik, seperti tidak semua karyawan mengetahuinya, ada sebagian yang tidak siap, atau ada yang menganggap pelatihan tersebut tidak begitu penting.
Adanya workflow membuat Anda dan tim mungkin bisa menyiapkan rencana dengan baik. Selain itu, ada juga tahapan dan cara kerjanya yang memungkinkan proses pelatihan berjalan sesuai dengan rencana. Mulai dari proses pemberian informasi, orientasi, pelatihan tahap pertama hingga dengan tes kemampuan.
Workflow yang terencana dengan baik memungkinkan bisnis dan organisasi untuk dapat mengoptimalkan aktivitas mereka, sehingga berdampak positif pada produktivitas dan kualitas kerja.
Manfaat Penerapan Workflow dalam Bisnis
Pada dasarnya yang membuat workflow penting dalam sebuah bisnis adalah karena dapat membuat aktivitas bisnis menjadi lebih efektif seperti, membantu mengotomatiskan tugas yang berulang dan meminimalkan terjadi kesalahan. Namun selain itu, penerapan workflow juga memiliki manfaat lainnya yaitu:
1. Mendapatkan gambaran yang jelas tentang proses bisnis
Manfaat pertama dari penerapan workflow adalah karena dapat memberikan gambaran yang jelas terhadap proses bisnis yang dilakukan. Sebagai pemilik usaha, Anda akan dengan mudah mengetahui bagaimana proses kinerja yang dilakukan dapat menghasilkan keuntungan. Selain itu, adanya gambaran akan hal ini juga membantu Anda untuk mengevaluasi ketika terjadi kesalahan atau aktivitas kerja yang dirasa kurang efektif.
2. Mengidentifikasi aktivitas yang kurang penting
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, workflow sangat dapat berguna ketika Anda ingin mengevaluasi proses kinerja bisnis. Proses yang tersusun dengan baik akan membantu untuk mengidentifikasi aktivitas yang ternyata dirasa kurang penting atau memberi dampak yang tidak maksimal pada produktivitas.
Nyatanya dengan mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang berlebihan bisa memberikan dampak positif. Alih-alih membuang-buang waktu untuk tugas yang tidak berguna, karyawan Anda akan dapat fokus pada apa yang penting, dan lebih berkontribusi pada bisnis.
Baca juga: Pentingnya Task Management: Penjelasan, Manfaat, dan Tips Menerapkannya
3. Memudahkan dalam mengotomatisasi tugas
Manfaat lainnya workflow adalah memungkinkan pengerjaan tugas dapat berjalan secara otomatis. Yang mana karyawan Anda tinggal menyiapkan proses, lalu menjalankannya. Ini membuat mereka tidak harus melakukan berbagai proses konfirmasi yang berulang untuk tugas-tugas wajib mereka. Adanya alur kerja juga membuat Anda & tim memiliki waktu yang dapat digunakan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Selain itu, untuk mengoptimalkan penerapan alur kerja yang efektif, kini telah banyak software atau aplikasi yang dapat memudahkan Anda.
4. Meningkatnya transparansi, kepercayaan, dan kontrol
Manfaat berikutnya dari workflow yaitu dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif. Hal ini ditunjukkan dengan tugas dari setiap peran pekerjaan sangat jelas berdasarkan tujuan yang ditentukan. Karyawan diberi tahu tentang apa yang perlu mereka lakukan, sedangkan manajer merasa nyaman mendelegasikan tugas-tugas. Transparansi yang dihadirkan ini tentunya menciptakan kepercayaan antar sesama tim.
5. Mengurangi aktivitas micromanagement
Sejalan dengan adanya transparansi, membuat pihak perusahaan atau manajer tidak terlalu banyak menghabiskan waktu pada aktivitas micromanagement. Adanya alur kerja, berdampak pada konsistennya kinerja karyawan. Yang mana mereka melakukan tugas yang telah ditentukan sebelumnya dan menyelesaikannya saat harus diselesaikan. Di sisi lain, manajer dapat lebih banyak waktu membuat keputusan bisnis penting.
Jenis-jenis Workflow
Secara umum jenis workflow memiliki banyak bentuk dan jenis. Namun, ada 3 jenis yang dibagi berdasarkan alur atau proses kerjanya. Berikut adalah jenis-jenisnya.
1. Sequential workflow
Workflow ini memiliki proses kerja dengan alur yang maju. Alur kerja ini biasanya berbasis bagan yang menggambarkan dari satu langkah ke langkah berikutnya.
2. State machine workflow
Berbeda dengan sequential yang bekerja secara berurutan, state machine cenderung menyesuaikan dengan situasi. Jenis alur kerja ini sedikit lebih rumit, yang mana alur kerja ini memungkinkan bolak-balik antar langkah jika diperlukan.
3. Rules-driven workflow
Jenis ini workflow ini bekerja dengan mengikuti alur yang berurutan. Namun, ada rules yang menjadi faktor penting pada alur kerja ini. Sederhanya, alur kerja ini berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya melibatkan “jika” (if) dengan bergantung pada keberhasilan atau kegagalan.
Baca juga: 7 Cara Membuat Workflow dan Tips Mengoptimalkannya
Itulah penjelasan mengenai workflow dalam bisnis. Umumnya adanya workflow atau alur kerja ini dapat memudahkan aktivitas kerja dalam perusahaan. Oleh karena itu, ada baiknya Anda menerapkan penggunaan workflow management di dalam bisnis Anda, sehingga produktivitas dapat meningkat dan kinerja menjadi lebih baik.
Referensi
Gravityflow.io. (2017). Which Workflow Process Will Work Best for Your Organization?. https://gravityflow.io/articles/which-workflow-process-will-work-best-for-your-organization/ (Diakses 29 November 2022)
Kissflow.com. (2022). 7 Benefits of Workflow Management Systems to Free You From Chaos. https://kissflow.com/workflow/benefits-of-workflow-management-system/ (Diakses 29 November 2022)
Smith, Tim. (2021). Workflow. https://www.investopedia.com/terms/w/workflow.asp (Diakses 29 November 2022)
Summer. (2022). What is a Workflow? Types, Examples & Guide?. https://www.mageplaza.com/blog/what-is-a-workflow.html#3-types-of-workflow (Diakses 29 November 2022)
Tallyfy.com. (2017). 6 Reasons Why Workflow is Important for Your Business. https://tallyfy.com/why-workflow-is-important/ (Diakses 29 November 2022)
Gambar
Morillo, Christina. (2018). Man Standing Infront of White Board. https://www.pexels.com/photo/man-standing-infront-of-white-board-1181345/ (Diakses 29 November 2022)
