Mengenal Town Hall Meeting, Tujuan dan Cara Mempersiapkannya
Seperti yang kita ketahui, perusahaan memiliki aktivitas yang padat, seperti pengawasan operasional hingga dengan mengoptimalkan proses produksi. Namun, di sisi lain perusahaan perlu untuk menciptakan transparansi mengenai tujuan yang ingin dicapai. Ini sangat penting diketahui oleh seluruh anggota perusahaan. Salah satu cara untuk menciptakan hal tersebut yaitu dengan town hall meeting. Tapi apa itu? Sederhananya town hall meeting adalah rapat penting yang dihadiri oleh seluruh karyawan. Jika Anda tertarik mencoba metode ini, berikut penjelasannya.
Apa Itu Town Hall Meeting?
Town hall meeting adalah pertemuan yang ditujukan untuk seluruh karyawan, di mana pihak perusahaan mulai dari CEO hingga high management memberikan informasi terkait kebijakan dan rencana perusahaan. Meeting ini juga dapat menjadi strategi untuk menyamakan visi-misi perusahaan dengan para karyawan. Adanya pertemuan ini juga juga menjadi cara bagi manajemen perusahaan untuk bertemu dan terhubung dengan karyawannya.
Tujuan Town Hall Meeting
Tujuan dari town hall meeting adalah untuk menyatukan karyawan dan tim management perusahaan. Adapun dalam hal ini tidak terlepas dari upaya menciptakan hubungan kerja yang baik dan profesional, seperti membahas berita terbaru, memberikan pembaruan kecil tentang kesuksesan perusahaan, atau sekedar membangun semangat tim. Selain itu, town hall meeting ini penting untuk menempatkan semua orang dalam gambaran yang lebih luas, sehingga pada akhirnya membangun rasa kebersamaan dan persahabatan dalam organisasi.
Cara Mempersiapkan Town Hall Meeting
1. Tetapkan agenda rapat sebelumnya
Sama halnya dengan jenis meeting lainnya, town hall juga harus dapat dipersiapkan dengan baik. Langkah awal yang dapat Anda lakukan yaitu dengan menetapkan agenda rapat. Ini sebenarnya tidak hanya membantu Anda sebagai pihak perusahaan, melainkan juga bisa memberi informasi lebih awal kepada karyawan. Di samping itu, dengan adanya agenda yang pasti Anda bisa mempersiapkan materi dan informasi apa saja yang dirasa tepat untuk dibagikan kepada seluruh karyawan.
2. Persiapkan segala perangkat yang dibutuhkan
Ada baiknya Anda sudah memastikan kelengkapan materi dan perangkat yang akan digunakan nantinya. Mulai dari laptop, bahan presentasi, hingga dengan dengan kondisi ruangan yang nyaman. Jika Anda mengadakan secara virtual, penting untuk mengecek koneksi, dan status aplikasi yang digunakan.
Di samping itu, jika ini pertama kalinya Anda mengatakannya secara virtual, sebaiknya sertakan beberapa petunjuk dasar tentang cara bergabung dalam rapat. Ini tentunya dapat membantu para karyawan.
Baca juga: Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya
3. Tunjuk moderator
Jika Anda memiliki tim dan karyawan yang sangat besar, ada baiknya untuk menunjuk seorang moderator. Moderator ini bisa sangat membantu, karena selain bisa menjadi penghubung komunikasi antara manajemen dan karyawan,dia juga bisa menjaga agar rapat berjalan sesuai rencana dan tepat waktu.
4. Buat karyawan Anda merasa nyaman dan dihargai
Tak jarang ketika town hall, para manajemen terkesan mementingkan diri mereka sendiri dengan hanya berfokus pada diri mereka. Padahal pada meeting tersebut ada hubungan timbal balik yang sedang diupayakan. Oleh karena itu, sangat penting sebenarnya untuk membuat karyawan Anda merasa nyaman dan dihargai.
Jika diadakan di ruangan rapat, pastikan karyawan Anda bisa mendengarkan semua informasi yang disampaikan dengan baik. Sedangkan jika diadakan secara virtual, usahakan mereka tidak hanya menonton Anda. beberapa tindakan seperti mencairkan suasana dan membuat meeting dengan interaktif bisa menciptakan rasa nyaman. Namun yang penting adalah yaitu memastikan setiap orang mendapat kesempatan untuk berbicara dan menyampaikan aspirasinya.
5. Jika perlu, lakukan penyesuaian
Memang terkadang proses meeting yang dilakukan dapat diterima oleh semua karyawan. Dengan berbagai alasan, mereka bisa jadi memiliki prioritas yang lain. Oleh karena itu, jangan sampai terjebak dengan prinsip terlalu formal. Profesional memang merupakan hal penting. Namun sejalan dengan bergantinya generasi dan budaya kerja, maka terkadang penyesuaian memang harus dilakukan.
Misalnya mengusahakan proses komunikasi tidak berjalan dengan kaku. Karena dengan dialog terbuka dan adanya interaksi yang intens dapat membangun suasana komunitas yang lebih santai dan transparansi antara pemangku kepentingan dan para karyawan.
Itulah penjelasan mengenai town hall meeting dan cara menjalankannya. Jika Anda sedang mencari aplikasi pengelolaan kinerja karyawan, langsung saja menuju Kount.id. Karena di Kount.id menyediakan tool manajemen kinerja seperti OKR dan task management.
Referensi
Riverside.fm. (2023). What is a Town Hall Meeting?: A Comprehensive Guide & Definition. https://expertprogrammanagement.com/2017/11/town-hall-meetings/ (Diakses 13 Januari 2023)
Gambar
Quintero, Luis. (2019). People Sitting on Gang Chairs. https://www.pexels.com/photo/people-sitting-on-gang-chairs-2774556/ (Diakses 13 Januari 2023)
