Tips Time Management untuk HR dalam Menjalankan Proses Perekrutan
Pada praktiknya aktivitas HR tak jauh beda dengan pekerjaan lainnya, yaitu ada berbagai tahapan dalam penyelesaian tugas. Hal ini juga menunjukkan HR juga bisa memiliki jadwal yang padat, khususnya jika perusahaan sedang gencar melakukan proses perekrutan. Oleh karena itu, time management sangat dibutuhkan untuk mengelola setiap aktivitas menjadi lebih efektif. Berikut beberapa tips mengelola waktu dalam melakukan aktivitas rekrutmen.
1. Coba Audit Waktu yang Anda Miliki
Sebelum benar-benar mengerjakan tugas yang akan dilakukan pada proses rekrutmen, ada baiknya Anda untuk mencoba mengaudit waktu yang dimiliki. Ini bermanfaat untuk mengetahui kapan Anda memiliki konsentrasi yang maksimal dalam mengerjakan tugas. Adapun dalam melakukan hal ini, Anda dapat memikirkan beberapa pertanyaan berikut:
- Kapan saya paling termotivasi/produktif untuk mengerjakan tugas?
- Apakah ada waktu dalam sehari ketika saya paling termotivasi dan produktif?
- Apakah ada tugas yang menurut saya mudah atau sulit?
- Apa tugas saya yang paling banyak memakan waktu?
- Apakah ada tugas yang menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya?
Setelah memikirkan jawaban dari beberapa pertanyan tersebut, Anda bisa merencanakan dan menyusun jadwal kerja Anda. Adapun ini tidak hanya berguna sebagai agenda, tapi juga bisa membuat pengelolaan waktu Anda menjadi lebih efektif.
2. Keeping a to-do List
Dalam tahapan ini, Anda tentunya sudah memiliki daftar tugas yang ingin dilakukan. Daftar ini bisa dibuat berdasarkan tingkat prioritas perminggu atau perhari. Namun, yang menjadi tantangan adalah untuk tetap dapat bekerja secara teratur berdasarkan jadwal yang telah disusun.
Memanfaatkan penjadwalan pada kalender merupakan salah satu cara yang cukup efektif untuk tetap bekerja sesuai jadwal. Hal ini tidak terlepas pada pentingnya untuk dapat mengelola waktu dalam bentuk tugas yang banyak. Mulai dari proses penyaringan resume hingga mempersiapkan jadwal interview.
Sebagai salah satu bentuk rekomendasi, tidak ada salahnya menggunakan aplikasi task management. Karena pada saat ini sudah banyak tersedia berbagai aplikasi ataupun tools yang dapat mengoptimalkan penjadwalan dalam menyelesaikan tugas.
3. Tetapkan Prioritas
Membuat daftar prioritas tugas dapat sangat membantu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Selain itu, ini dapat meminimalisir terbuangnya waktu Anda pada aktivitas yang kurang penting. Dikutip dari TalentLyft, Anda bisa mengelompokkan tugas Anda menggunakan matrik Eisenhower berdasarkan tingkatan kepentingan dan urgensinya.
- Tingkat prioritas 1: Tugas penting dan mendesak
- Tingkat prioritas 2: Tugas penting, tetapi tidak mendesak
- Tingkat prioritas 3: Tidak penting, tetapi tugas mendesak
- Tingkat prioritas 4: Tugas tidak penting dan tidak mendesak
Dengan cara tersebut Anda bisa menentukan apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Misalnya seperti menyaring resume yang baru diterima atau menyiapkan proses wawancara user dengan kandidat yang telah diproses sebelumnya.
Baca juga: Pentingnya Task Management: Penjelasan, Manfaat, dan Tips Menerapkannya
4. Persiapkan Profil Kandidat yang Ditargetkan
Sebelum berlanjut pada proses yang lebih jauh, sangat penting bagi Anda untuk memiliki profil kandidat sasaran, seperti tingkat pengalaman, kepribadian, faktor motivasi, dan lain-lain. Dikutip dari Recruiteze, ini akan membantu Anda mengembangkan taktik yang jelas, pemilihan yang tepat, dan adil untuk mempertimbangkan kandidat .
Di samping itu, adanya profil ini juga akan sangat menghemat waktu nantinya. Karena dapat menjadi pedoman dasar dan bisa membantu Anda untuk memutuskan. Namun, coba hindari terlalu kaku pada profil tersebut. Karena tidak semua kandidat memiliki kriteria yang cocok dan ini malah bisa membuat Anda mengabaikan kandidat yang memenuhi potensial.
5. Optimalkan Proses Wawancara
Pada kenyataannya tak jarang beberapa recruiter malah terjebak pada aktivitas memilah-milah resume. Ini diakibatkan karena persiapan yang buruk dan tidak adanya target kriteria yang jelas. Selain membuang waktu, tindakan tersebut juga bisa berdampak buruk pada proses wawancara.
Wawancara yang seharusnya bisa berjalan sesuai jadwal, malah menjadi lama karena harus menggali lebih banyak informasi dari kandidat. Itulah mengapa penting untuk memastikan lowongan pekerjaan spesifik dan menargetkan bakat yang akan menjadi aset.
Sebagai langkah mengoptimalkan proses ini, cobalah untuk lebih selektif pada saat melakukan wawancara. Ketika ada kandidat yang dirasa kurang memenuhi syarat, lakukan proses tersebut sewajarnya. Hindari terlalu banyak bertanya. Anda bisa terlebih dahulu memastikan mereka sepenuhnya memenuhi syarat sebelum benar-benar melakukan wawancara.
6. Mengukur Hasil Kerja
Sebagai bentuk menerapkan cara kerja yang terstruktur, Anda bisa mengukur hasil kerja yang telah dilakukan. Umumnya cara ini diterapkan dalam waktu yang cenderung pendek, misalnya seperti hasil kerja perhari atau perminggu.
Anda bisa mengukurnya berdasarkan tugas yang telah dikerjakan sebelumnya. Misalnya seperti keberhasilan dalam melakukan panggilan telepon atau merencanakan tahapan interview melalui email.
Dari hal-hal tersebut, Anda bisa mengetahui bagaimana keberhasilan Anda dan menganalisis apa saja yang dirasa kurang optimal atau memakan waktu yang banyak dalam pengerjaannya
Sebagai tingkat ukurannya, Anda bisa melakukannya Di penghujung hari atau Minggu dengan menggunakan berapa daftar pertanyaan sebagai berikut:
- Seberapa banyak Anda menemukan kandidat yang memiliki talenta yang sesuai untuk perusahaan Anda.
- Berapa banyak kandidat yang berhasil diproses ke tahap selanjutnya?
- Berapa banyak karyawan yang berhasil mendapatkan posisi di perusahaan Anda?
- Berapa banyak kandidat yang puas dengan posisi baru mereka setelah beberapa bulan?
- Apakah kandidat yang berhasil mendapatkan pekerjaan cocok dengan budaya kerja di perusahaan Anda
- Apakah strategi yang direncanakan sebelumnya berhasil atau tidak?
7. Evaluasi Strategi Manajemen Waktu Anda
Langkah terakhir, jangan lupa mengevaluasi strategi manajemen waktu Anda. Ada kalanya perlu melihat kembali kinerja yang telah dilakukan selama melakukan perekrutan. Apakah hasil kerja Anda memuaskan atau biasa saja. Apakah waktu yang digunakan efektif atau tidak.
Ketika tidak perkembangan yang berarti, mungkin perlu untuk memikirkan strategi yang lebih baru. Selain itu, coba juga untuk selalu update terhadap informasi mengenai dunia HR dan perekrutan. Tak jarang berbagai tips dari para expert bisa menjadi masukan yang berguna nantinya.
Itulah beberapa tips time management bagi para HR, khususnya dalam melakukan proses perekrutan. Semoga ini dapat membantu.
Referensi
Hall, John. (2022). 15 Time Management Tips for Recruiters. https://www.calendar.com/blog/15-time-management-tips-for-recruiters/ (Diakses 5 Januari 2023)
Recruiteze.com. (2021). 21 Time Management Tips For Recruiters In 2022. https://recruiteze.com/time-management-tips-for-recruiters/ (Diakses 5 Januari 2023)
Zojceska, Anja. (2018). Time Management for Recruiters: 4 Step Technique. https://www.talentlyft.com/en/blog/article/192/time-management-for-recruiters-4-step-technique (Diakses 5 Januari 2023)
Gambar
Fring, Gustavo. (2020). Faceless crop female entrepreneur checking time while working with papers. https://www.pexels.com/photo/faceless-crop-female-entrepreneur-checking-time-while-working-with-papers-3873853/ (Diakses 5 Januari 2023)
