Tips HR! Cara Mempersiapkan dan Melakukan Interview Online
Sudah menjadi salah satu tugas HR dan recruiter untuk melakukan wawancara kerja. Namun, terkadang hal tersebut bukanlah yang mudah. Adanya berbagai masalah yang bisa terjadi, membuatnya penting untuk dipersiapkan dengan baik, khususnya yang bersifat virtual atau online. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips mempersiapkan interview online agar dapat berjalan dengan lancar.
Cara Mempersiapkan Wawancara Online
1. Tentukan jadwal
Sebelum mulai proses wawancara, sangat penting untuk menentukan jadwal dan agenda yang harus dilakukan. Semuanya harus dipersiapkan dengan baik mulai dari hari jam hingga proses pelaksanaannya. Ini tidak hanya dapat menjadi panduan bagi HR atau pihak yang akan melakukan wawancara, melainkan dapat memudahkan berbagai proses kedepannya.
2. Kirimkan email undangan interview online
Selanjutnya, jangan lupa untuk mengirimkan email undangan interview online yang akan dilakukan kepada kandidat. Adapun pesan ini tidak hanya berisi undangan, pastikan juga Anda sudah menjelaskan tata cara interview dan langkah-langkah agar bisa saling terkoneksi satu sama lain.
3. Cek kembali resume/cv dari kandidat
Setelah menentukan jadwal dan agenda yang akan dilakukan jangan lupa juga untuk mengecek kembali resume atau CV dari kandidat yang ingin diwawancarai. Cocokan lagi berdasarkan job description dan requirement. Karena ini nantinya sangat membantu dalam menyusun pertanyaan.
4. Persiapkan daftar pertanyaan dan persiapkan diri untuk menjawab pertanyaan kandidat
Sepertinya kita sudah mengetahui pentingnya untuk mempersiapkan daftar pertanyaan. Ini tentunya membantu Anda untuk menggali informasi dari kandidat yang akan diwawancarai. Dalam melakukan hal ini, Anda dapat mengawalinya dengan menuliskan pertanyaan paling penting untuk setiap wawancara. Misalnya menuliskan pertanyaan tentang tingkat wawasan dan kemampuan kandidat terhadap posisi yang dibuka.
Selain itu dikutip dari Smartrecruiters, Anda juga harus dapat mempersiapkan diri untuk menjawab segala pertanyaan dari kandidat. Karena Anda tidak hanya bertugas untuk menilai mereka, tetap juga menjual perusahaan Anda kepada mereka. Tim wawancara Anda harus siap untuk mendiskusikan misi, strategi, dan struktur perusahaan Anda serta manfaat dan keuntungan apa pun yang terkait dengan peran tersebut.
5. Pastikan perangkat aman dan uji koneksi Anda
Langkah berikutnya adalah memastikan perangkat komputer atau laptop Anda aman untuk digunakan. Kemudian cek kembali apakah aplikasi yang digunakan untuk interview sudah terupdate. Karena ini dapat mencegah terjadi masalah nantinya. Selain itu, jangan lupa juga menguji kembali koneksi Anda. Tentunya bukan hal yang diinginkan koneksi Anda putus ketika sedang berlangsung proses interview.
Baja juga: Tips HR! 7 Prosedur Resign Karyawan yang Wajib Diketahui
Tips Melakukan Interview Online dengan Baik
1. Berikan waktu kepada kandidat untuk bersiap
Sebelum benar-benar memulai wawancara ada baiknya anda memberikan waktu kepada kandidat untuk mempersiapkan diri. Ini mungkin akan diawali ketika Anda dan kandidat sudah terkoneksi. Mungkin tidak ada salahnya memberikan waktu kepada mereka untuk mengecek perangkat dan hal lainnya.
Karena kita tidak tahu mungkin ini bisa jadi pengalaman pertama mereka melakukan interview secara online atau virtual. Ini bisa dibilang merupakan kesopanan profesional dan menunjukkan perhatian Anda untuk bisa menciptakan dapat pengalaman interview yang lebih positif .
2. Perkenalkan diri Anda dan buat kandidat nyaman
Langkah selanjutnya yaitu memperkenalkan diri Anda. Jangan sampai mereka tidak tahu dengan siapa mereka akan melakukan wawancara. Walaupun terikat akan profesionalitas, ada baiknya juga untuk membuat suasana wawancara cair terlebih dahulu.
Sebelum benar-benar mulai masuk tahapan wawancara yang lebih serius, cobalah hilangkan segala bentuk kekakuan atau formalitas yang berlebihan. Misalnya diawali dengan menanyakan kabar atau perasaan perasaan kandidat ketika telah sampai pada tahapan tersebut. Ini dinilai dapat menciptakan suasana nyaman, hingga kandidat pun bisa dapat menjawab pertanyaan dengan baik.
3. Awali dengan pertanyaan umum
Sejalan dengan upaya untuk menciptakan suasana nyaman, coba hindari langsung masuk pada pertanyaan yang serius, seperti pengalaman kerja atau cara pandang terhadap sebuah masalah. Sebenarnya tidak ada salah dari hal ini, tetapi terkadang tidak semua kandidat memiliki cara berkomunikasi yang aktif dan mampu menjawab secara cepat.
4. Berikan waktu kepada kandidat untuk menjawab
Interview yang dilakukan secara online, terkadang tidak bisa dipastikan prosesnya akan selalu berjalan dengan baik. Koneksi yang terganggu bisa membuat pertanyaan yang Anda ajukan delay atau terlambat. Oleh karena itu, jangan terburu-buru ketika menyampaikan pertanyaan kepada kandidat. Ada baiknya untuk memberikan kandidat banyak waktu untuk merespons. Jika jawaban mereka terpotong-potong, minta mereka mengulangi jawabannya untuk memastikan Anda mendengar semua yang dikatakannya.
5. Variasikan pertanyaan dan bangun diskusi
Selama wawancara berlangsung coba juga untuk memvariasikan pertanyaan Anda. Ini dapat dilakukan berdasarkan jawaban yang diberikan oleh mereka. Merespon jawaban mereka dengan pertanyaan dapat membangun diskusi ringan. Ini bisa menciptakan proses wawancara yang efektif. Namun, jangan lupa untuk tetap menanyakan pertanyaan penting yang telah disiapkan sebelumnya. Adapun agar Anda tetap bisa mendapatkan informasi mengenai kemampuan, hingga kekuatan dan kelemahan kandidat.
6. Berikan kesempatan untuk kandidat mengajukan pertanyaan
Sebenarnya Anda tidak harus menunggu proses ini terjadi di akhir wawancara. Memberikan kesempatan untuk mereka bertanya juga mampu memberikan umpan balik yang berguna sebagai sumber informasi tambahan bagi penilaian Anda. Selain itu, dengan menjawab setiap pertanyaan yang diajukan, juga bisa menjadi cara untuk memberikan segala informasi yang mereka butuhkan. Misalnya seperti menjelaskan manfaat yang akan mereka dapatkan ketika bekerja di perusahaan Anda.
Demikianlah beberapa tips mengenai cara mempersiapkan dan melakukan wawancara online bagi para HR dan recruiter. Semoga artikel ini dapat membantu.
Referensi
Mitchel, Mason. (2020). How to Conduct a Virtual Interview. https://www.smartrecruiters.com/blog/how-to-conduct-a-virtual-interview/ (Diakses 14 Januari 2023)
Go2hr.ca. (2017). Preparing & Conducting Interviews. https://www.go2hr.ca/recruitment/preparing-conducting-interviews (Diakses 14 Januari 2023)
Indeed.com. (2023). Best Practices for Virtual Interviews. https://www.indeed.com/perusahaan/c/info/best-practices-for-virtual-interviews (Diakses 14 Januari 2023)
Gambar
Kampus Production. (2021). People Doing Online Job Interview. https://www.pexels.com/photo/people-doing-online-job-interview-8636626/ (Diakses 14 Januari 2023)
