Pentingnya Task Management: Penjelasan, Manfaat, dan Tips Menerapkannya
Seperti yang Anda ketahui, setiap bisnis memiliki pembagian tugas untuk masing-masing karyawannya. Di beberapa perusahaan, mereka memiliki sistem yang dapat memudahkan dalam melakukan aktivitas kerja. Bisanya sistem ini disebut dengan task management system. Task management adalah proses pengelolaan tugas-tugas agar dapat terselesaikan secara efektif. Secara umum metode ini sangat dapat membantu bisnis berjalan dengan baik. Namun, hal ini bukannya hanya sekedar untuk menyelesaikan pekerjaan. Ada aspek lainnya dalam proses management tugas.
Apa Itu Task Management?
Task management adalah aktivitas di mana karyawan bisa mengelola pekerjaan mereka, seperti merencanakan, mengidentifikasi, dan mengevaluasi tugas dalam batas waktu tertentu. Pada praktiknya task management dilakukan dengan membagi tugas-tugas menjadi lebih kecil serta terukur dengan harapan dapat membuat produktivitas kerja menjadi lebih efektif.
Selain itu, hal ini dapat melancarkan berbagai proyek yang sedang dilakukan oleh tim. Adanya task management juga mampu memudahkan pimpinan tim untuk membuat, menugaskan, memprioritaskan, dan memantau bahwa tugas selesai tepat waktu.
Di sisi lain, task management juga berguna bagi anggota tim ataupun karyawan untuk merencanakan serta melaporkan kemajuan tugas mereka kepada atasan. Namun, bagian terpenting dari hal ini yaitu karena memungkinkan karyawan menjalankan setiap pekerjaan dengan benar.
Penggunaan Task Management Tool
Umumnya pada saat ini, penerapan task management di berbagai perusahaan menggunakan tools dan software khusus. Selain, memudahkan dalam mengelola tugas, biasanya penggunaan tools ini sangat membantu dalam perencanaan, pelacakan, dan pelaporan. Misalnya saja laporan yang dihasilkan bisa membantu manajemen dalam menganalisis efisiensi keseluruhan individu, departemen atau organisasi.
Manfaat Penerapan Task Management
1. Meningkatkan produktivitas
Manfaat pertama yang didapatkan dari penerapan task management adalah Anda tidak perlu menyia-nyiakan sebagian besar waktu membuat rancangan pembagian tugas secara manual. Biasanya penggunaan tools yang tepat dapat memudahkan hal tersebut bahkan secara otomatis. Hal ini secara langsung dapat menghemat waktu, sehingga berdampak pada meningkatnya produktivitas kinerja karyawan pada perusahaan.
2. Memudahkan pemberian tugas
Tak jarang beberapa tugas harus diselesaikan dengan tenggat waktu yang singkat. Adanya pengelolaan tugas yang jelas dengan disertai penggunaan task management tool membuat pembagian tugas pada masing-masing karyawan menjadi lebih mudah dan efektif. Yang mana hal ini dapat mencegah ketidaksesuaian pemberian tugas oleh manajer kepada karyawan.
3. Memudahkan dalam menetapkan deadline
Sejalan dengan pemberian tugas, task management juga memudahkan manajer dalam penetapan deadline. Ini bukan hanya seputar urusan waktu, tetapi juga bagaimana penetapan deadline juga bisa disesuaikan dengan kompetensi anggota tim. Selain itu, dengan dibantu software/tools, setiap anggota tim dapat melihat status semua tugas yang sedang berlangsung.
4. Memudahkan karyawan memahami perannya
Selain bermanfaat bagi manajemen, penggunaan task management juga memudahkan karyawan memahami tugas yang harus mereka selesaikan. Adanya target-target yang harus dicapai disertai dengan deadline membuat mereka mudah untuk mengatur pengerjaan tugas. Selain itu, karyawan juga bisa memahami kebutuhan bisnis di tempat mereka bekerja. Yang mana secara lebih luas dapat mendorong ide-ide yang inovatif, hingga menyadari peran mereka dalam perusahaan.
5. Membantu dalam proses kolaborasi
Penggunaan task management dalam aktivitas perusahaan juga membuat proses kolaborasi tim berjalan dengan lebih baik. Mulai dari diskusi hingga dengan pembaruan tugas dapat dilakukan secara instan. Anggota tim lainnya juga bisa mengetahui task-task yang dilakukan rekannya, sehingga dapat mencegah penumpukan tugas yang tidak pada waktu pengerjaannya.
Tips Menerapkan Task Management yang Efektif
Walaupun sudah memiliki task management tools yang dapat membantu mengelola aktivitas tim, nyatanya hal ini tetap membutuhkan strategi dan perencanaan yang matang di setiap periode kerja. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa tips yang dapat memudahkan Anda dalam menerapkan task management.
1. Tetapkan tujuan
Sebelum benar-benar menjalankan tugas yang sudah diberikan kepada anggota tim, perlu untuk menetapkan tujuan yang jelas. Tujuan ini juga harus realistis, sehingga dapat dicapai oleh anggota tim. Adapun untuk dapat melakukan hal tersebut, Anda bisa mengidentifikasi tujuan utama tim dan membuat daftar tugas yang sesuai dengan masing-masing kompetensi anggota tim.
2. Tentukan prioritas
Terkadang, tidak semua karyawan dapat mengetahui apa yang sedang direncanakan oleh perusahaan dalam aktivitas bisnisnya. Cangkupan kerja yang luas, membuat mereka bergantung kepada manajer atau pimpinan tim mengetahui apa sebenarnya yang ingin dicapai oleh bisnis. Terutama jika ada rencana jangka pendek yang sedang fokus dijalankan.
Oleh karena itu, dalam mengelola tugas yang akan didelegasikan, manajer harus mampu menentukan prioritas yang harus mereka kerjakan pada saat ini dan beberapa bulan kedepan. Penggunaan task management tools yang cocok dapat sangat membantu dalam hal ini.
3. Ketahui apa yang tim Anda butuhkan
Komunikasi memang hal yang sangat penting dalam menjalankan tim. Namun, dalam menjalankan task management yang efektif, seluruh tim perlu saling mengabarkan apa yang sedang mereka butuhkan untuk menjalan tugas mereka. Di sisi lain, pemimpin harus mengetahui apa yang dibutuhkan oleh timnya, seperti alat bantu, sumber daya, penelitian, dan informasi yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Lacak kemajuan tim
Tidak semua bisnis ataupun perusahaan dapat melakukan hal ini dengan efektif. Terkadang adanya kendala pada pengelolaan (HR) human resource membuat minimnya aktivitas penilaian kinerja. Ini juga termasuk dalam melacak kemajuan tim.
Oleh karena itu, jika Anda sudah menerapkan task management system, jangan lupa melakukan rapat tim mingguan untuk tetap mengetahui kinerja dan kemajuan mereka. Tandai tugas mana yang selesai, diskusikan masalah apa pun yang perlu ditangani, dan tentukan bagaimana Anda akan melanjutkan proses tersebut.
Referensi
Fellow.app. (2021). How to Manage Team Tasks: Do’s and Don’ts For Managers. https://fellow.app/blog/management/how-to-manage-team-tasks-dos-and-donts/ (Diakses 23 November 2022)
Projectsly.com. (2022). Panduan Lengkap Manajemen Tugas Tim . https://projectsly.com/team-task-management-guide (Diakses 23 November 2022)
Techopedia.com. (2015). Manajemen tugas. https://www.techopedia.com/definition/9652/task-management (Diakses 23 November 2022)
Reitsma, Tim. (2022). Apa Itu Perangkat Lunak Manajemen Tugas Dan Bagaimana Ini Dapat Membantu Anda? https://peoplemanagingpeople.com/articles/what-is-task-management-software/ (Diakses 23 November 2022)
Gambar
Kampus Production. (2021). A Woman Pointing on the Computer Monitor. https://www.pexels.com/photo/a-woman-pointing-on-the-computer-monitor-8636611/
