Tips HR! 7 Prosedur Resign Karyawan yang Wajib Diketahui
Dalam dunia kerja tidak ada yang bisa menebak kapan karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan. Dengan berbagai alasan, mereka memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan. Namun, proses resign tidak hanya wajib diketahui oleh karyawan. Sebagai pihak yang bertanggung jawab untuk proses tersebut, seorang HRD harus memahami apa saja yang harus dilakukan ketika ada karyawan yang ingin meninggalkan perusahaan. Berikut adalah prosedur resign karyawan.
1. Dapatkan Konfirmasi yang Faktual
Pada saat mengurus proses pengunduran diri, seorang HRD perlu mendapatkan konfirmasi dari karyawan yang bersangkutan. Biasanya jika niatnya adalah untuk resign, karyawan akan menghubungi pihak perusahaan seperti atasan dan tim HRD.
Pada tahapan ini, karyawan mungkin akan berdiskusi terlebih dahulu mengenai pengunduran dirinya dengan atasannya. Kemudian atasan akan memberi tahu kepada pihak HRD atau SDM. Namun, sebelum meminta surat resign, ada baiknya Anda melakukan koordinasi dengan atasannya terkait keputusan untuk mempertahankan karyawan tersebut atau tidak.
2. Minta Surat Pengunduran Diri
Setelah mendapatkan keputusan yang pasti, Anda dapat meminta surat pengunduran diri dari karyawan tersebut secara langsung. Adapun surat ini bisa Anda dapatkan melalui atasannya atau langsung dari karyawan. Tujuan dari hal ini yaitu sebagai bukti bahwa karyawan tersebut keluar secara sukarela dan dari pihak perusahaan juga mengetahui tanggal efektifnya. Di samping itu, jangan lupa juga mendokumentasikan surat pengunduran diri tersebut. Umumnya tim HRD memiliki penyimpanan khusus atas file-file yang bersangkutan dengan personalia karyawan.
3. Berikan Informasi yang Diperlukan Karyawan
Selama proses pengunduran diri, usahakan Anda tidak kehilangan kontak dengan karyawan tersebut. Walaupun biasanya karyawan akan lebih aktif menghubungi Anda, cobalah berikan informasi yang mereka butuhkan terkait proses pengunduran diri mereka. Misalnya persyaratan dan dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengunduran diri.
Selain itu, beberapa informasi terkait peraturan perusahaan dan kebijakan terkait ketenagakerjaan juga dapat Anda berikan seperti:
- Prosedur pembayaran gaji akhir
- Kebijakan cuti
- Uang Penggantian Hak
- Penggantian kompensasi lainnya
Sejalan dengan tahapan ini, Anda juga bisa memastikan sisa jatah cuti tahunan mereka dan tinggal disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
Baca juga: Apa itu Turnover Karyawan? Penjelasan, Penyebab, dan Dampaknya bagi Bisnis
4. Rencanakan Proses Penyerahan Pekerjaan
Setiap kali seorang karyawan mengundurkan diri, akan ada kekosongan posisi dalam tim. Hal ini dapat menyebabkan gangguan pada alur kerja. Oleh karena itu, penting untuk dapat melakukan koordinasi yang jelas dengan karyawan beserta manajernya. Ini dimaksudkan untuk memastikan beberapa tindakan lanjutan seperti:
- Menentukan siapa yang akan menjadi penggantinya.
- Identifikasi jika adanya kebutuhan tambahan, seperti pelatihan dan lain-lain.
- Menentukan strategi perekrutan jika dibutuhkan pengganti
5. Kelola Dokumen Terkait Perjanjian Kerja
Selain memberikan informasi yang dibutuhkan, jangan pula juga untuk mengecek beberapa dokumen terkait hubungan kerja karyawan dengan perusahaan. Misalnya saja NDA.
Lakukan tinjauan kembali terkait perjanjian kerja serta kontrak karyawan untuk memastikan semua item sudah beres. Anda mungkin perlu untuk meninjau perjanjian kerahasiaan dengan karyawan tersebut sebelum mereka benar-benar pergi.
Selain itu, pastikan juga segala urusan terkait hak karyawan, seperti kompensasi, tunjangan, hingga reimbursement sudah dibayarkan. Tujuannya agar dapat mencegah masalah keuangan dan hal-hal yang dirasa dapat mengganggu aktivitas Anda di kemudian hari.
6. Pastikan Karyawan Menyerahkan Aset Perusahaan
Tahapan selanjutnya yaitu memastikan karyawan menyerahkan segala aset perusahaan yang dipinjam seperti:
- Kartu identitas
- Laptop
- Ponsel
- Seragam
- Kunci
- Izin parkir
- Kartu kredit perusahaan
Selain itu, ingatkan juga mereka untuk menyerahkan file-file penting perusahaan. Adapun hal ini untuk mempermudah proses dokumentasi dan menjaga adanya kebocoran data perusahaan.
7. Lakukan Exit Interview
Walaupun ini tampak seperti formalitas, tapi jika dilakukan dengan proses yang jelas dapat sangat membantu tahapan pengunduran diri karyawan. Pertama, bisa mendorong keterbukaan karyawan atas keputusannya. Kedua, membuat karyawan lebih berani tentang pandangannya. Ketiga mendapatkan feedback terkait lingkungan kerja yang dirasakannya. Feedback ini bisa Anda dapat melalui beberapa pertanyaan seperti:
- Apa alasan karyawan tersebut resign?
- Apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari pengunduran diri?
- Apa yang paling dia sukai dari perusahaan?
- Apa yang paling tidak disukainya tentang perusahaan?
Selain itu, dari jawaban atas pertanyaan tersebut bisa menjadi bahan evaluasi dan dianalisis untuk membantu mengidentifikasi masalah SDM yang ada di perusahaan Anda.
Itulah beberapa penjelasan terkait prosedur pengunduran/resign karyawan. Pada dasarnya HRD tidak hanya sekedar bertugas dan menjalankan tanggung jawab, melainkan juga harus dapat membantu karyawan melewati proses pengunduran diri mereka agar dapat berjalan dengan baik.
Referensi
ADP. (2016). 8 Action Steps When an Employee Resigns. https://sbshrs.adpinfo.com/blog/8-action-steps-when-an-employee-resigns (Diakses 17 Desember 2022)
Quikchex.in. (2022). 9 Things you Should do When an Employee Resigns. https://quikchex.in/employee-resigned-9-things/ (Diakses 17 Desember 2022)
Gambar
Nilov, Mikhail. (2021). A Blonde Woman Looking at the Purple Notebook. https://www.pexels.com/photo/a-blonde-woman-looking-at-the-purple-notebook-6931334/ (Diakses 17 Desember 2022)
