Pentingnya Program Kerja dan Cara Membuatnya Secara Efektif
Upaya untuk menciptakan aktivitas kerja yang terstruktur tidaklah mudah. Ini bukan sekedar memiliki rencana dan langsung mengerjakannya. Agar rencana tersebut dapat berjalan dengan baik, harus adanya program kerja yang jelas. Penyelarasan tujuan antara karyawan dengan rencana bisnis dapat memberi kontribusi yang berarti bagi perusahaan. Oleh karena itu, jika Anda berniat mempermudah kinerja tim dalam mencapai tujuan, berikut beberapa cara membuat program kerja yang bisa diterapkan.
Apa Itu Program Kerja?
Program kerja adalah susunan rencana yang menjadi landasan perusahaan untuk melakukan aktivitas untuk periode tertentu. Tujuan dasarnya adalah untuk menjadi gambaran mengenai apa yang harus dilakukan dan dicapai perusahaan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Namun, yang membedakan hal ini dengan rencana kerja adalah program kerja dibuat berdasarkan rencana kerja yang berbentuk turunannya berupa aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
Selain itu, ada berbagai manfaat yang didapatkan perusahaan ketika memiliki program kerja yang jelas.
- Membantu dalam perencanaan tujuan
- Memudahkan dalam mencapai tujuan tim atau perusahaan
- Meminimalkan adanya gangguan
- Kinerja perusahaan dan tim menjadi terstruktur dan terarah
Cara Membuat Program Kerja yang Efektif
1. Tentukan tujuan
Setiap program kerja pasti membutuhkan visi untuk mempermudah anggota tim memahami apa yang harus mereka lakukan. Anda dapat menetapkan beberapa tujuan yang yang realistis dan dapat dicapai. Karena ini akan mengatur setiap langkah selanjutnya, dan akan memberikan motivasi tim Anda untuk melaksanakan rencana tersebut.
2. Susun dan uraikan tujuan
Setelah menentukan tujuan apa yang ingin dicapai, maka langkah selanjutnya adalah menguraikannya. Anda dapat menguraikannya dalam bentuk tujuan-tujuan atau objektif yang lebih kecil. Selain itu ada beberapa faktor yang dapat mempermudah Anda dalam menganalisis tujuan:
- Spesifik: Tujuan, sasaran, dan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti Anda jelas dan spesifik.
- Terukur: Tujuan Anda harus dapat diukur
- Dapat dicapai: Tujuan dan sasaran Anda adalah sesuatu yang dapat dicapai tim Anda secara realistis dalam kerangka waktu yang ditentukan.
- Berbasis waktu: Rencana Anda memiliki tanggal akhir yang realistis yang memungkinkan Anda memprioritaskan waktu Anda.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk mencapai peningkatan engagement sebanyak 30% pada penggunaan media sosial, maka ada berbagai program/aktivitas yang harus dikerjakan, seperti menaikan 3 postingan per hari, atau bekerja dengan minimal 10 influencer dalam kuartal berikutnya. Pada dasarnya ini dapat membuat Anda dan tim lebih memahami hal-hal apa yang harus dilakukan.
3. Analisis sumber daya
Perencanaan tujuan yang matang tentunya harus dapat disesuaikan dengan sumber daya yang Anda miliki. Ada baiknya perusahaan menganalisis tingkatan sumber daya dan kemampuannya dalam menjalankan program kerja tersebut. Selain itu, sumber daya ini bukan hanya berarti sekedar pendanaan, melainkan, seperti peralatan, ruang, dan tenaga kerja. Setelah itu, buat lah daftar setiap sumber daya yang dapat digunakan dan sesuai dengan tujuan.
4. Identifikasi hambatan
Terkadang program kerja yang telah dibuat, tidak menjamin dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus dapat mengidentifikasi berbagai kemungkinan terjadinya hambatan atau masalah dalam program kerja. Membuat berdasarkan skala prioritas adalah salah satu cara yang cukup efektif untuk mencegah masalah di masa depan.
5. Jalankan dan evaluasi
Setelah mengidentifikasi kemungkinan masalah, langkah berikutnya adalah menjalankan program kerja tersebut. Anda juga dapat melakukan tes kecil-kecilan untuk melihat apakah tim Anda sudah siap atau belum. Kemudian jangan lupa juga memantau program setelah dijalankan. Adapun dengan melakukan hal ini, dapat memudahkan Anda dalam penyesuaian rencana ketika terjadi masalah yang tidak terduga. Selain itu, masalah-masalah tersebut nantinya bisa berguna dalam proses evaluasi.
Itulah beberapa cara membuat program kerja. Semoga Anda bisa mencobanya dan membuat kinerja tim menjadi lebih baik. Selain itu, jika Anda berencana untuk menggunakan aplikasi manajemen kinerja, langsung menuju ke Kount.id untuk melihat fitur-fitur terbaik dari kami.
Referensi
Taylor, DP. (2022). How to Create the Ultimate Work Plan. https://www.fool.com/the-ascent/small-business/project-management/articles/work-plan/ (Diakses 7 Desember 2022)
Gambar
Yan Krukau. (2021). Man and Woman Writing on the Whiteboard. https://www.pexels.com/photo/man-and-woman-writing-on-the-whiteboard-7698706/ (Diakses 7 Desember 2022)
