Apa itu Procurement? Definisi, Proses, dan Perbedaannya dengan Purchasing
Aktivitas bisnis umumnya memiliki berbagai macam proses. Mulai dari manajerial hingga dengan pengelolaan produksi. Khusus dalam pengelolaan produksi, tak jarang perusahaan membutuhkan pihak ketiga dalam melancarkan hal tersebut. Misalnya pengadaan bahan baku. Pengadaan ini biasanya juga dikenal dengan procurement. Procurement adalah proses pembelian barang untuk keperluan bisnis. Namun, hal ini bukan hanya sekedar pembelian barang. Berikut adalah penjelasannya.
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah proses pembelian barang atau layanan yang dilakukan perusahaan kepada pihak eksternal untuk memastikan kelancaran kegiatan bisnis. Dikutip dari Sourcing Force, pada dasarnya procurement terbagi menjadi 2 jenis yaitu, pembelian barang secara langsung dan tidak langsung.
Umumnya pembelian secara langsung merupakan barang-barang yang bersifat fisik dan nyata misalnya, seperti bahan baku, mesin, hingga perangkat lunak yang ditujukan untuk menjalankan operasional atau proses produksi. Sedangkan untuk tidak langsung biasanya lebih bersifat pada pembelian yang tidak berhubungan dengan proses produksi secara langsung misalnya, seperti layanan konsultasi, perlengkapan kantor, hingga perangkat lunak pada aktivitas staf pada manajemen.
Di samping itu, hal utama yang membuat procurement menjadi hal penting dalam aktivitas perusahaan adalah perannya yang dapat membuat proses bisnis dapat berjalan dengan lancar. Misalnya bahan mentah untuk membuat produk dan layanan untuk memelihara fasilitas, sehingga biasanya setiap perusahaan memiliki divisi yang mengelola urusan pengadaan barang.
Walaupun terkesan hanya seperti proses transaksi biasanya, nyatanya procurement memerlukan persiapan, permintaan, dan pemrosesan pembayaran. Oleh sebab itu, hal ini harus dapat diproses dengan baik oleh perusahaan.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Bagi beberapa orang proses ini mungkin tidak jauh berbeda dengan purchasing. Namun, procurement lebih dari itu, adanya berbagai tahapan membuat hal ini menjadi lebih kompleks tapi efektif dalam memutuskan untuk membeli sebuah barang/jasa. Berikut ada beberapa perbedaan antara procurement dan purchasing.
1. Fungsi
Procurement lebih bersifat strategis karena harus melalui berbagai proses agar dapat diputuskannya pembelian sebuah barang. Pemilihan pemasok yang tepat, tawar-menawar, hingga memaksimalkan nilai kontrak merupakan beberapa rangkaian dalam procurement. Ini membuatnya lebih bersifat jangka panjang dari pada purchasing.
Sejalan dengan fungsinya yang lebih strategis, procurement memakan lebih banyak waktu. Sedangkan jika Anda mungkin membutuhkan item atau barang dengan kebutuhan yang lebih urgensi, purchasing menjadi pilihan yang lebih cocok.
Baca juga: Mengenal Peran General Affair dan Tugasnya dalam Bisnis
2. Tujuan dan sasaran
Pada purchasing umumnya biaya pembayaran akan menjadi fokus utama. Biaya menjadi pertimbangan untuk melakukan pembelian sebuah barang. Sedangkan pada procurement, ada banyak faktor selain biaya, seperti risiko, kepatuhan kontrak, hubungan dengan pemasok (supplier), dan hal lainnya.
3. Evaluasi dan mitigasi risiko
Berhubungan dengan adanya transaksi yang dilakukan dengan pihak supplier, membuat procurement memiliki proses untuk dapat memastikan keputusan tersebut benar-benar efektif. Evaluasi terhadap transaksi yang telah dilakukan harus dapat memberikan feedback yang menjadi rencana terhadap pengadaan barang selanjutnya.
Selain itu, ini juga berhubungan dengan risiko yang harus dihadapi atas pembelian barang/jasa tersebut. Adanya risiko operasional, risiko keuangan, hingga risiko keamanan data menuntut proses procurement harus dapat dikelola dengan baik. Karena ini bisa memberi dampak bisnis dan memastikan semua pihak yang terlibat harus patuh akan perjanjian yang telah disepakati.
Proses Procurement
Memiliki rangkaian proses yang cukup panjang, membuat procurement menjadi bagian penting dalam sebuah aktivitas bisnis. Dikutip dari order.co berikut adalah beberapa proses procurement.
1. Mengidentifikasi kebutuhan
Pada prosesnya akan diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan akan sesuatu barang. Seberapa penting dan urgensinya barang tersebut. Jika dikondisikan pada bahan produksi, maka perlu dicek ketersediaan stok barang tersebut. Namun jika memang dibutuhkan, maka pihak yang berkepentingan akan membuat permintaan pembelian. Kebutuhan ini diuraikan dalam formulir.
2. Mengirimkan permintaan pembelian
Setelah mengidentifikasi kebutuhan barang tersebut maka proses selanjutnya yaitu melakukan permintaan pembelian dengan mengirimkan formulir permintaan pembelian barang. Permintaan ini dapat mencakup rekomendasi untuk solusi atau penyedia layanan.
3. Pemilihan pemasok potensial
Sejalan dengan permintaan pembelian, selanjutnya yaitu menentukan supplier yang tepat. Hal ini pada dasarnya untuk membuat proses pembelian barang dapat berjalan sesuai dengan rencana. Di sisi lain, pada proses ini akan melewati pemilihan berbagai macam supplier yang tentunya akan disesuaikan dengan cara kerja perusahaan.
4. Negosiasikan syarat dan ketentuan
Setelah pemasok terbaik dipilih, tahapan selanjutnya yaitu melakukan negosiasi dengan supplier tersebut. Tim procurement memiliki peran signifikan dalam hal ini, dimana perwakilan tim akan menetapkan harga dan ketentuan pembelian. Negosiasi harus dilakukan dengan mengedepankan keuntungan dari masing-masing pihak, hingga kesepakatan dapat terjadi.
5. Proses pemesanan
Setelah menjalin kesepakatan dengan supplier, tim procurement akan mengurus proses pemesanan barang tersebut. Tahapan ini biasanya akan diawali dengan meminta persetujuan dari pihak perusahaan dan dilanjutkan dengan pre order. Adapun tujuan dari tahapan ini untuk memastikan bahwa semua transaksi memenuhi ekspektasi dan memeriksa potensi masalah atau ketidaksesuaian. Kemudian procurement dilanjutkan dengan mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok untuk dipenuhi.
6. Terima dan tinjau barang
Ketika pesanan telah dilakukan, supplier akan mengirimkan barang tersebut. Ini merupakan kewajiban dari pihak pemasok atau supplier. Setelah barang atau jasa dikirimkan, tim procurement harus memeriksanya untuk memastikan kualitas dan keakuratan pengiriman. Jika pesanan tidak memenuhi harapan, tim procurement dapat meminta penyesuaian dari supplier.
7. Pengecekan proses procurement
Setelah barang atau jasa diterima, proses selanjutnya yaitu dengan melakukan pengecekan mulai dari memastikan pengiriman, faktur, dan keadaan barang semuanya cocok. Selain itu, nantinya juga akan ada tahapan evaluasi atas kerja sama yang dilakukan dengan pihak supplier.
8. Persetujuan dan penyelesaian faktur
Proses selanjutnya yaitu, persetujuan atas faktur supplier diserahkan untuk diproses. Faktur tersebut akan dijadwalkan untuk pembayaran.
9. Aktivitas pasca-penutupan
Setelah semuanya dikelola dengan baik, tim procurement akan menganalisis pembelian. Ini mungkin termasuk pencatatan, pelaporan, analisis pengeluaran, evaluasi kinerja supplier, hingga mengecek keefektifan kontrak kerja sama.
Pentingnya procurement membuat proses produksi sebuah produk menjadi lebih efektif. Itulah penjelasan mengenai procurement dan prosesnya.
Referensi
Audino, Olivier. (2022). What is Procurement? https://www.sourcing-force.com/en/procurement-definition/ (Diakses 2 Januari 2022)
Order.co. (2022). What Is Procurement? Types, Processes and Tech. https://www.order.co/blog/procurement/define-procurement/ (Diakses 2 Januari 2022)
Patowarya, Jijnyasa. (2019). Is Purchasing and Procurement the Same? The Name Game. https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/difference-between-purchasing-and-procurement.html (Diakses 2 Januari 2022)
Gambar
Danilyuk, Pavel. (2021). Man and Woman Working at the Office. https://www.pexels.com/photo/man-and-woman-working-at-the-office-7654120/ (Diakses 2 Januari 2022)
