Apa itu Virtual Assistant? Penjelasan, Tugas, dan Cara memilihnya untuk Bisnis Anda
Pada pertengahan 2022, pekerjaan sebagai virtual assistant cukup menarik perhatian. Salah satu penyebabnya karena perubahan cara kerja, di mana orang-orang ingin tetap bisa mengerjakan banyak tugas walaupun dengan waktu yang terbatas. Sederhananya virtual assistant adalah profesi yang bertugas sebagai asisten pribadi seseorang, namun dilakukan secara jarak jauh. Di beberapa kasus, pekerjaan ini tak jarang membantu dalam melakukan aktivitas bisnis dan administrasi.
Apa Itu Virtual Assistant?
Virtual assistant adalah pihak yang menawarkan bantuan untuk melakukan berbagai pekerjaan secara virtual atau jarak jauh. Pekerjaan ini dapat berbentuk pekerja wiraswasta atau organisasi. Umumnya mereka memberikan layanan bantuan untuk mengerjakan berbagai tugas, seperti administrasi, pemasaran, hingga bisnis.
Adapun alasan penggunaan virtual assistant ini karena beberapa orang memiliki aktivitas yang padat, sehingga tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengurusi hal-hal yang bersifat administratif.
Di samping itu, penggunaan asisten jenis ini juga ditujukan untuk mengoptimalkan aktivitas bisnis. Pada kasus-kasus tertentu, VA bisa berbentuk lembaga yang memiliki kantor yang di mana mereka hanya membantu tugas sehari-hari dalam rentang waktu tertentu, misalnya perminggu atau perbulan.
Sedangkan untuk virtual assistant yang bersifat individual, mereka umumnya membantu para orang penting atau eksekutif perusahaan. Biasanya bantuan yang diberikan lebih bersifat administratif, seperti menjadwalkan janji temu, melakukan panggilan telepon, mengatur perjalanan, atau mengatur email.
Tugas dan Hal yang bisa Dilakukan Virtual Assistant
Umumnya tugas virtual assistant tidak lepas dari hal-hal administrasi. Namun, dikutip dari Wework, mereka juga bisa membantu pekerjaan lainnya seperti:
1. Pembukuan
Virtual assistant juga bisa membantu beberapa kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, yang salah satunya yaitu pembukuan. Mulai dari mengelola anggaran, melakukan pembelian, dan melacak pengeluaran dapat dilakukan oleh mereka.
2. Customer service
Bagi Anda yang sedang mengembangkan layanan pada bisnis, penggunaan virtual assistant mungkin bisa menjadi pilihan. Karena asisten virtual dapat menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan yang mencari bantuan terhadap masalah yang mereka hadapi. Ini bisa memberikan respon yang cepat untuk meneruskan layanan tersebut ke orang yang tepat di perusahaan.
3. Data entry
Virtual assistant juga bisa membantu Anda dalam pengelolaan data. Dalam beberapa kondisi, asisten ini dapat mengumpulkan data, memeriksa keakuratan, dan menghapus catatan yang tidak diperlukan. Ini tentunya sangat bermanfaat untuk proses pencatatan, misalnya data informasi pelanggan.
4. Manajemen konten
Selain menangani urusan yang bersifat bisnis, asisten dengan jenis ini juga dapat membantu Anda dalam pengelolaan konten. Adapun beberapa tugas yang bisa dioptimalkan yaitu, seperti penjadwalan produksi, mengatur aktivitas kerja creator/penulis konten, dan memfasilitasi berbagai elemen untuk proses publikasi.
5. Riset
Riset juga merupakan salah satu pekerjaan yang dapat dilakukan oleh mereka. Hal ini biasanya disebabkan karena proses riset yang cukup memakan banyak waktu, sehingga tak sedikit bisnis yang menggunakan jasa mereka untuk melakukan aktivitas ini. Namun, untuk pengumpulan informasi penting, jenis virtual assistant yang digunakan juga tidak bisa sembarangan. Umumnya mereka memiliki spesialisasi masing-masing, misalnya analisis data dan riset.
Baca juga: Tips Time Management untuk HR dalam Menjalankan Proses Perekrutan
Tips Merekrut Virtual Assistant
1. Cek track record dan spesialisasi mereka
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengecek track record dari virtual assistant yang ingin direkrut. Pahami portofolio dan kinerja mereka sebelumnya. Selain itu, pastikan juga spesialisasi mereka cocok dengan cara kerja dan jenis bisnis Anda. Hal ini nantinya dapat mencegah masalah pengdelegasian tugas nantinya.
2. Buat daftar tugas yang ingin Anda delegasikan
Langkah selanjutnya yaitu dengan membuat daftar tugas apa saja yang akan Anda delegasikan. Umumnya tugas tersebut merupakan pekerjaan yang kurang Anda sukai, tetapi penting untuk diselesaikan. Di samping itu, adanya daftar tugas ini juga bisa memudahkan Anda mengontrol dan mengawasi pengerjaan yang dilakukan oleh virtual assistant,
3. Buat sistem kerja yang jelas
Ketika sudah memiliki daftar tugas, bukan berarti Anda sudah bisa melepaskan pengerjaannya. Alih-alih selesai dengan baik, tugas-tugas tersebut dapat menjadi masalah tambahan bagi Anda. Oleh karena itu, sangat penting membuat sistem kerja yang jelas. Ini sangat berguna bagi Anda dan juga mereka dalam menyelesaikan hal tersebut.
Tentukan poin-poin yang perlu mereka ketahui dan aplikasi apa yang harus mereka gunakan. Buatlah SOP yang dapat mudah dimengerti. Selain itu, jangan lupa pastikan mereka memahami cara pengerjaan tugas dan cara melaporkannya kepada Anda.
4. Tentukan cara mengawasi dan mengevaluasi kinerja mereka
Hal penting lainnya yang harus menjadi perhatian Anda dalam merekrut virtual assistant adalah menentukan cara mengevaluasi kinerja dari mereka. Sama halnya dengan karyawan, Anda memiliki hak untuk memberikan penilaian atas kinerja yang mereka lakukan. Ini tentunya berguna untuk kelanjutan kerja sama selanjutnya. Menjadikan beberapa tugas sebagai objektif penilaian merupakan langkah yang cukup efektif untuk mendapatkan informasi sebagai bahan evaluasi. Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memasukkan ketentuan ini dalam perjanjian kerja untuk melacak aktivitas mereka dengan benar.
Demikianlah penjelasan mengenai virtual assistant. Semoga dapat membantu dan memberi informasi yang Anda butuhkan.
Referensi
Cuello, Madelyn. (2022). What is a virtual assistant and what do they do? https://www.wework.com/ideas/professional-development/business-solutions/what-is-a-virtual-assistant (Diakses 6 Januari 2023)
Miguel, Arnold. (2019). 8 Actionable Tips Before Hiring a Virtual Assistant. https://freeup.net/blog/business-tips/tips-hiring-a-virtual-assistant/ (Diakses 6 Januari 2023)
Gambar
Sparrow, Jack. (2020). A Man and a Woman on a Video Call. https://www.pexels.com/photo/a-man-and-a-woman-on-a-video-call-5917842/ (Diakses 6 Januari 2023)
