Memahami Tujuan Rapat Kerja dan Cara Membuatnya menjadi Efektif
Tentunya Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan yang namanya rapat kerja. Biasanya digunakan dengan istilah meeting, rapat kerja adalah aktivitas dimana berkumpulnya pemimpin dan karyawannya untuk membahas sesuatu. Umumnya ada dua jenis rapat kerja:
- Rapat rutin Rapat yang sudah memiliki jadwal tetap, misalnya rapat rekap tugas, rapat mingguan, rapat tim, dan lain-lain.
- Rapat strategis Rapat yang dilaksanakan untuk pemecahan sebuah masalah atau perencanaan untuk periode selanjutnya.
Selain itu, rapat tidak hanya sekedar berkumpulnya atasan dengan karyawannya. Rapat yang baik biasanya memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendiskusikan pemikiran, ide, dan kekhawatiran mereka dalam lingkungan yang nyaman dan kolaboratif. Ini berarti mengizinkan karyawan untuk berbagi informasi, membuat keputusan, dan mendiskusikan strategi sebagai sebuah tim. Namun di balik semua itu, hal utama dari diadakannya rapat adalah untuk membuat semua orang bergerak ke arah yang sama dalam satu tujuan.
Tujuan Mengadakan Rapat Kerja
1. Berbagi informasi
Jika kita kembalikan pada hal yang paling dasar, tujuan dari sebuah pertemuan tidak akan lepas dari kegiatan berbagai informasi. Hal ini juga berlaku pada sebuah rapat kerja atau work meeting, di mana ada informasi yang akan dilaporkan baik dari atasan ataupun karyawan.
2. Problem solving
Rapat kerja yang bertujuan untuk penyelesaian masalah sangat sering terjadi. Rapat ini tidak hanya berlaku di tingkatan high management, tetapi juga pada manajerial yang lebih kecil, seperti dalam divisi atau tim. Pada rapat ini biasanya tim akan berdiskusi untuk mencari solusi atas masalah yang sedang terjadi. Membuat rapat yang bersifat dua arah dengan melibatkan setiap anggota tim dapat mendukung peran karyawan dan juga sebagai bentuk kepedulian terhadap mereka.
3. Brainstorming
Selain untuk menyelesaikan sebuah masalah, rapat kerja biasanya juga dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan ide-ide terkait proyek yang sedang dikerjakan dan untuk masa yang akan datang. Pada rapat ini, nilai-nilai kolaborasi akan dapat menciptakan budaya kerja yang positif.
4. Pengambilan keputusan
Rapat ini sedikit berbeda dari rapat pada umumnya. Dalam struktur perusahaan, rapat ini biasanya diadakan pada keadaan tertentu. Selain itu, rapat ini hanya dihadiri oleh para petinggi perusahaan dan eksekutif. Adapun rapat ini biasanya dilakukan dengan tujuan pengambilan keputusan strategis terkait rencana perusahaan.
Cara Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif
Walaupun menjadi salah satu kegiatan yang umum terjadi dalam sebuah bisnis, tak jarang rapat kerja yang sudah direncanakan berjalan dengan kurang efektif. Oleh karena itu berikut adalah beberapa cara mengadakan rapat kerja.
1. Buat agenda dan kirimkan undangan
Hal ini mungkin terkesan biasa tapi, nyatanya mempersiapkan agenda yang jelas akan mempermudah proses rapat nantinya. Adanya agenda dapat menjadi kompas untuk percakapan, sehingga rapat bisa kembali ke jalurnya jika diskusi melenceng. Anda dapat membuat agenda ini dalam bentuk rangkuman selebaran, menulis di papan tulis, atau didiskusikan secara eksplisit di awal. Tujuan utama dari hal ini yaitu karena setiap orang harus tahu mengapa mereka berkumpul dan apa yang seharusnya mereka capai.
Selain itu, jangan lupa juga membuat undangan. Jika perusahaan Anda berupa lembaga yang masih tradisional, Anda bisa membuatnya dalam bentuk surat undangan rapat. Di sisi lain, untuk perusahaan yang sudah terintegrasi dengan internet, Anda dapat membuat undangan pada kalender online/digital yang digunakan perusahaan.
Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya Dengan Mudah
2. Tentukan durasi rapat
Tak jarang rapat kerja menjadi molor atau tidak sesuai dengan jadwal. Hal ini bisa terjadi oleh banyak penyebab, yang salah satunya tidak adanya penentuan durasi yang jelas. Oleh karena itu, jika Anda bertugas untuk mempersiapkan rapat kerja, ada baiknya menentukan durasi rapat dan topik yang akan dibahas nantinya. Misalnya pada rapat gabungan antar divisi.
- Pembukaan rapat (2 menit)
- Perkenalan masing-masing tim (5 menit)
- Tinjau catatan rapat sebelumnya (2 menit)
- Sajikan tujuan atau masalah yang dihadapi (3 menit)
- Diskusi terbuka dari masing-masing tim (30 menit)
- Rangkuman dan pernyataan penutup dari pimpinan rapat (5 menit)
Pembagian durasi yang jelas, dapat meminimalisir terjadinya pembahasan yang kurang penting dalam rapat.
3. Mulai dan akhiri tepat waktu
Anda tentunya menyadari, setiap orang pasti memiliki agendanya masing-masing. Rapat yang dimulai dan berakhir tidak tepat waktu dapat menguras energi anggotanya. Ini bisa disebabkan oleh keterlambatan salah satu pihak atau pembahasan yang terlalu melebar. Di situlah guna agenda dan penentuan durasi rapat, yaitu untuk membuat rapat berjalan dengan efektif dan tepat waktu. Oleh karena, sebagai pihak yang mengadakan rapat Anda harus bisa memberikan ketegasan yang profesional pada pihak lainnya.
4. Ciptakan kondisi rapat yang nyaman
Hal lainnya yang menyebabkan rapat kerja berjalan kurang efektif yaitu kondisi rapat yang tidak nyaman. Pengaturan durasi yang tidak jelas, membuat beberapa pihak mungkin berbicara melebihi waktu yang seharusnya. Selain itu, perdebatan yang tak kunjung selesai dapat membuat para anggota kehilangan fokus terhadap tujuan utama rapat.
Salah satu cara untuk menciptakan kondisi yang nyaman yaitu memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk mengemukakan pendapatnya. Adanya perangkat rapat seperti moderator (host) dan notulen juga dapat sangat membantu. Moderator dapat mengingatkan kembali anggota jika rapat tidak berjalan semestinya. Sedangkan notulen bisa merangkum hasil rapat yang nantinya akan dibagikan kepada setiap anggota ataupun karyawan.
5. Akhiri dengan rencana dan tindakan
Walaupun tidak ada jaminan menghasilkan sebuah keputusan terbaik. Rapat kerja seharusnya harus memiliki hal yang bisa dikerjakan untuk kedepannya. Dikutip dari The New York Times, tinggalkan beberapa menit terakhir dari setiap pertemuan untuk membahas langkah selanjutnya. Diskusi ini harus mencakup memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dan apa tenggat waktunya. Jika tidak, semua waktu yang dihabiskan untuk rapat akan sia-sia.
Referensi
Bryan, Adam. (2017). How to Run a More Effective Meeting. https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-run-an-effective-meeting (Diakses 20 Desember 2022)
Hailey, Logam. (2022). 6 Tips to Run a Highly Effective Meeting, Backed by Science. https://www.scienceofpeople.com/run-a-meeting/ (Diakses 20 Desember 2022)
Gambar
Morillo, Christina. (2018). Group of People on a Conference Room. https://www.pexels.com/photo/group-of-people-on-a-conference-room-1181406/ (Diakses 20 Desember 2022)
