Mengenal Peran General Affair dan Tugasnya dalam Bisnis
General affair adalah sebuah posisi yang bertanggung jawab dalam urusan operasional perusahaan. Secara umum, GA memiliki tujuan untuk membuat pekerjaan dari seluruh tim bisa berjalan tanpa adanya masalah. Masalah dalam hal ini yaitu segala urusan eksternal seperti ketersediaan peralatan kerja dan hal-hal bersifat operasional lainnya. Jika Anda berencana membagun tim general affair, mungkin artikel ini dapat memberikan informasi yang Anda butuhkan.
Apa Itu General Affair (GA)
GA atau general affair adalah posisi yang bertugas untuk mengelola kegiatan operasional perusahaan mulai dari urusan administrasi hingga dengan pemeliharaan. Pada beberapa perusahaan, GA biasanya tergabung dengan divisi HRD. Namun, yang menjadi pembeda antara keduanya yaitu aktivitas general affair lebih pada mengelola peralatan serta kebutuhan perusahaan untuk menjalankan operasional. Misalnya seperti aset perusahaan, alat-alat kerja, perurusan gedung (air dan listrik).
Di samping itu, kebutuhan akan GA sebenarnya tak lepas dari bagaimana mana peran mereka dalam pengurusan dokumen-dokumen yang membantu aktivitas tim lainnya. Ini berarti mereka akan memiliki intensitas yang tinggi dalam berhubungan dengan tim lain. Sederhananya aktivitas general affair selalu terikat dengan urusan operasional perusahaan.
Pentingnya peran general affair dalam bisnis
Agar bisnis dapat berjalan, maka dibutuhkan pihak yang bisa membantu semua operasional bekerja dengan semestinya. General affair memiliki peran dalam hal ini. Mereka akan terlibat bagaimana pekerjaan dari tim lainnya dapat berjalan semestinya. Pemeliharaan dan peningkatan sistem merupakan beberapa peran mereka dalam bisnis.
Tanpa adanya hal tersebut, berbagai masalah dapat terjadi, sehingga berdampak pada kelancaran, efektifitas, dan layanan. Ketika bisnis memiliki organisasi yang besar, maka GA semakin dibutuhkan. Adanya pihak yang dapat memastikan dan memantau ketersedian berbagai keperluan operasional seperti aset kantor, bisa meningkatkan produktivitas perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affairs
1. Pengadaan barang (procurement)
Tugas pertama dari GA adalah pengadaan barang penunjang aktivitas kerja karyawan. Adapun hal ini tergantung terhadap bagaimana cara kerja karyawan di perusahaan tersebut. Jika diumpamakan pada contoh paling umum yaitu seperti pemberian laptop. Dalam melakukan proses ini, general affair tentunya akan bekerja sama dengan tim purchasing. Ini biasanya akan membahas tentang pengelolaan biaya untuk barang dan perawatan aset lainnya.
2. Pemeliharaan aset
Selain bertugas untuk pengadaan barang, GA juga biasanya melakukan aktivitas yang berhubungan dengan perawatan aset dan keperluan operasional lainnya. Jika Anda pernah mendengar kata maintenance, biasanya hal tersebut berhubungan dengan pekerjaan dari general affair. Misalnya pada beberapa aktivitas pemeliharaan ini dapat dilakukan dengan menghubungi setiap karyawan yang terdata menggunakan aset kantor. Kemudian dilakukan penjadwalan untuk pengecekan.
Pengecekan ini bisa dilakukan secara langsung ataupun jarak jauh atau virtual. Khusus untuk via virtual, tim GA akan melakukan online meeting dan meminta karyawan untuk merekam kondisi aset dan pengujian performa dari aset tersebut. Jika adanya keluhan dan kondisi aset sudah tidak layak, maka tim GA akan melakuan tindakan lanjutan, apakah itu dengan proses perbaikan atau penggantian dengan aset yang baru. Namun, hal ini disesuaikan dengan kebutuhan dari karyawan.
3. Pengelolaan pembukaan kantor baru
Pada saat bisnis berkembang dan ada keputusan untuk membuka kantor cabang, maka general affair akan ikut terlibat dalam proses tersebut. Pemenuhan kebutuhan akan kantor tersebut akan disediakan oleh GA, mulai dari peralatan kerja, AC, hingga pengadaan peralatan alat elektronik lainnya.
4. Mengelola pembayaran untuk tenaga kerja harian
Pengelolaan tenaga kerja harian, seperti office boy hingga dan petugas keamanan biasanya menjadi tugas dari GA. Hal ini, karena beberapa posisi tersebut termasuk kedalam perangkat operasional kantor. Penetapan jumlah orang beserta gajinya juga akan ditangani oleh general affair. Adapun tujuannya yaitu memastikan lingkungan dan prosedur kantor dapat menunjang kinerja seluruh karyawan, mulai standar kesehatan dan keselamatan.
Baca juga: Fringe Benefits: Tunjangan Tambahan yang Bermanfaat Bagi Bisnis dan Karyawan
Fungsi General Affair
1. Mengurus segala keperluan operasional perusahaan
Fungsi pertama dari GA adalah mengurus dokumen dan perizinan mengenai penggunaan barang atau aset kantor. Banyak karyawan yang menggunakan aset, harus dapat ditata dan dikelola oleh tim general affair. Segala keperluan administrasi seperti surat keterangan, penetapan SOP, harus dapat direncanakan dengan baik. ingga dengan penetapan pembelian harus dapat ditentukan dengan efisien. Dilakukannya hal ini untuk memudahkan mengontrol dan pemeliharaan aset-aset tersebut. Sehingga pengeluaran akibat masalah kerusakan aset dapat diminimalisir.
2. Menentukan prioritas pembelian dan pemeliharaan aset
Walaupun memiliki wewenang dalam menentukan pembelian barang, general affair harus dapat menentukan prioritas aset mana yang harus diperbarui atau diperbaiki. Ada banyak faktor yang menjadi keputusan dalam hal ini, seperti biaya anggaran perusahaan dan kebutuhan akan aktivitas dalam bisnis. Misalnya ketika perusahaan membutuhkan peralatan untuk menunjang kinerja sebuah tim. Petimbangan akan dilakukan melalui rapat. Mulai dari kualitas peralatan tersebut hingga hargannya.
3. Membuat laporan guna keperluan anggaran perusahaan
Sejalan dengan menentukan prioritas pemeliharaan aset, GA juga berfungsi untuk melaporkan segala keperluan untuk proses operasional kantor. Laporan ini berguna agar perusahaan dapat memasukkannya ke dalam prioritas anggaran agar efektivitas investasi internal perusahaan dapat dilakukan dengan efektif.
Itulah penjelasan mengenai apa itu general affair. Umumnya di beberapa perusahaan posisi ini memiliki berbagai macam nama dengan posisi yang berbeda seperti management office atau operational manager. Namun, tujuan utamanya tidak jauh berbeda yaitu memastikan kebutuhan operasional dari perusahaan dapat terpenuhi.
Referensi
Gambar
Thirdman. (2021). A Group of People Having a Meeting in the Office. https://www.pexels.com/photo/a-group-of-people-having-a-meeting-in-the-office-7652144/
