Apa Itu Offboarding? Definisi, Proses, dan Perbedaannya dengan Onboarding
Jika saat karyawan baru bergabung akan menjalani onboarding, maka ketika mereka ingin meninggalkan perusahaan ada yang namanya offboarding. Sederhananya offboarding adalah proses yang harus dijalani setiap karyawan yang ingin keluar dari perusahaan tempat mereka bekerja. Hal ini sebenarnya dilakukan bukan tanpa alasan. Selain karyawan yang dapat terbantu, perusahaan juga bisa memberikan sebuah praktik hubungan kerja yang profesional.
Apa Itu Offboarding?
Offboarding adalah rangkaian proses berupa bentuk pemisahan hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan yang dilakukan secara terstruktur. Umumnya tahapan ini berlaku pada segala bentuk proses seperti, pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, dan pensiun.
Pada dasarnya, offboarding dilakukan untuk memastikan tidak adanya masalah yang terjadi antara kedua belah pihak setelah pemutusan hubungan kerja. Misalnya ada aset perusahaan yang disalahgunakan atau belum dikembalikan. Di samping itu, biasanya proses ini bisa menjadi bahan evaluasi pada aktivitas SDM, seperti menganalisis apa yang mungkin dapat tingkatkan untuk karyawan Anda di masa mendatang.
Namun, yang membuat offboarding menjadi salah satu proses penting adalah dapat mencegah terjadinya masalah hukum, keamanan, menjaga informasi penting, hingga mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan dan memelihara hubungan yang positif.
Perbedaan Antara Onboarding dan Offboarding
Umumnya kedua proses ini memiliki kaitan yang erat dengan tahapan pengelolaan karyawan. Tetapi, yang menjadi pembeda utamanya yaitu onboarding memastikan proses penerimaan karyawan baru dapat sesuai dengan budaya perusahaan. Sedangkan offboarding memastikan proses pemutusan hubungan kerja dapat berjalan dengan baik. Di samping itu, kedua proses ini juga memiliki durasi yang berbeda. Umumnya onboarding dapat berjalan lebih lama dari pada offboarding. Pada beberapa kasus, onboarding juga bisa menyangkut urusan hukum. Karena ada kaitan antara perjanjian kerja seperti NDA, dan lain-lain.
Proses Offboarding yang Harus Diketahui
1. Kelola proses pengunduran diri
Tahapan pertama dalam proses offboarding karyawan yaitu dengan mengelola segala keperluan akan hal tersebut. Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:
- Pastikan adanya surat pengunduran diri
Di beberapa kondisi, seperti adanya keinginan karyawan untuk keluar dari perusahaan, maka Anda perlu meminta karyawan tersebut untuk mengajukan surat pengunduran diri. Selain itu, surat tersebut tentunya sudah ditandatangani. Hal ini dapat menjadi bukti awal dari keputusan karyawan tersebut.
- Beri tahu tim mereka
Umumnya ketika ada karyawan yang mengundurkan diri, sang manajer sudah mengetahuinya. Namun, jika hal ini tidak terjadi, maka Anda harus memberi tahu tim tentang kepergian karyawan tersebut. Alasannya yaitu untuk mengetahui reaksi tim dan memastikan kinerja tim baik-baik saja.
- Jadwalkan exit interview
Kemudian buatlah perencanaan untuk melakukan exit interview. Adapun melalui wawancara ini, Anda bisa mendapatkan umpan balik tentang pengalaman mereka bekerja di perusahaan.
2. Menangani dokumen penting
Ketika karyawan resign atau keluar dari perusahaan, Anda harus dapat memastikan dokumen yang berhubungan dengan karyawan tersebut lengkap. Mulai dari surat perjanjian, NDA, hingga kontrak harus dapat ditinjau dan dipastikan tidak ada masalah. Selain itu, dokumen lainnya seperti keterangan asuransi dan proses reimbursement jangan sampai terlupa. Karena ini dapat menjadi masalah baik dari segi hubungan kerja ataupun hukum.
Pada dasarnya ada beberapa kewajiban yang harus dipenuhi pihak perusahaan ketika ada karyawannya mengundurkan diri, seperti gaji, tunjangan, dan pajak. Oleh sebab itu, segala dokumen yang menyangkut hal-hal tersebut harus dapat dikelola dengan baik.
3. Lakukan proses penyerahan tanggung jawab (handover)
Pada tahapan ini Anda perlu melakukan koordinasi yang cukup intens dengan manajer atau anggota tim dari karyawan yang mengundurkan diri. Hal ini pada dasarnya sangat penting untuk melakukan pengecekan terhadap aktivitas kerja dari tim tersebut. Anda perlu memastikan apakah kondisi kerja tim tersebut baik-baik saja atau tidak. Jika tidak, Anda mungkin perlu untuk merencanakan proses perekrutan kembali.
Selain itu, mintalah karyawan mengumpulkan informasi atau file yang berhubungan dengan pekerjaan mereka, lalu memberikan akses kepada rekan atau manajer. Adapun hal ini dapat memudahkan proses handover, sehingga tidak menjadi masalah di kemudian hari.
4. Periksa kepemilikan informasi dan aset perusahaan
Setelah proses handover selesai, langkah selanjutnya adalah memeriksa segala aset, barang, dan file perusahaan yang dimiliki oleh karyawan. Umumnya beberapa jenis aset tersebut dipinjamkan untuk menunjang kinerja dari karyawan tersebut. Beberapa contoh aset seperti:
- ID card
- Laptop
- Ponsel
- Kartu akses
- File
- Akun email
- Akun tools/software
Pastikan karyawan mengembalikan semua aset perusahaan tersebut. Ini dapat mencegah kebocoran data atau penyalahgunaan wewenang.
5. Rangkum dengan pemberian perpisahan
Sebagai penutup dari proses yang cukup padat, ada baiknya Anda memberikan beberapa bentuk aktivitas perpisahan, seperti menulis catatan terima kasih, membuat acara kecil-kecilan, atau memberikan hadiah. Ini tidak lebih hanya sekedar untuk memberikan kesan positif dan menghargai kontribusi mereka selama bekerja di perusahaan Anda.
Offboarding bukanlah kegitan tanpa makna, akan menjadi sangat penting jika Anda dapat melakukannya dengan baik. Banyaknya manfaat yang didapatkan, bisa membuat Anda menjadi lebih paham mengenai pengelolaan karyawan.
Referensi
Anderson, Brian. (2019). Offboarding: What It Means and Why It Matters. https://www.bamboohr.com/blog/offboarding-why-it-matters (Diakses 29 Desember 2022)
Christian, Alex. (2022). Why Employers Should Focus More on Offboarding. https://www.reworked.co/employee-experience/why-employers-should-focus-more-on-offboarding (Diakses 29 Desember 2022)
Lucidchart.com. (2019). The Offboarding Process: How to Transition Employees Smoothly. https://www.lucidchart.com/blog/what-is-offboarding-in-human-resources (Diakses 29 Desember 2022)
Gambar
Graham, Scott. (2015). Man Writing on Paper Photo. https://unsplash.com/photos/OQMZwNd3ThU (Diakses 29 Desember 2022)
