Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya Dengan Mudah
Seperti yang Anda tahu, dalam mengadakan rapat kerja biasanya dibutuhkan berbagai dokumen untuk keperluan administrasi. Salah satu dokumen yang dibutuhkan adalah surat undangan rapat. Selain berfungsi sebagai media informasi, adanya surat tersebut dapat mengikat pihak-pihak terkait untuk bisa bersikap profesional. Oleh karena itu, jika Anda masih kebingungan dalam membuat dokumen yang satu ini, berikut adalah cara dan membuat surat undangan rapat kerja.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
1. Gunakan bahasa yang formal
Pada dasarnya surat undangan rapat haruslah ditulis dengan bahasa yang formal. Adapun tujuannya untuk menghormati pihak terkait dan juga menunjukkan profesionalitas.
2. Perhatikan unsur penting pada bagian pembuka
Pembuka surat berperan sebagai awalan dari maksud dan tujuan yang ingin disampaikan dalam surat. Pada bagian pembuka ini ada beberapa unsur penting yang secara umum harus ada dalam surat:
- KOP surat
Kop surat adalah bagian yang berada di bagian paling atas surat. Umumnya kop surat terdiri dari logo, nama, dan alamat perusahaan atau lembaga. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan nomor telepon dan email perusahaan.
- Tempat dan tanggalTempat dan tanggal adalah unsur penting lainnya yang tidak bisa Anda lupakan. Adanya bagian ini dapat menjadi penjelas kapan surat dibuat dan dikirimkan.
- Nomor surat, perihal dan lampiranBagian penting berikutnya yaitu nomor surat yang berfungsi untuk penyimpanan atau pengarsipan. Biasanya terdapat urutan penulisan nomor surat yaitu Nomor urut surat > kode surat > bulan pembuatan surat > tahun. Kode surat ini biasanya bergantung pada tujuan suratnya. Jika surat undangan, maka kodenya SU. Selain itu, jangan lupa juga menuliskan perihal dan jumlah lampiran pada surat jika ada.
- Nama dan jabatan yang ditujuSelanjutnya yaitu mencantumkan nama dan jabatan dari pihak yang dituju. Ini merupakan bagian yang akan menjadi masalah jika tidak dicantumkan.
- Paragraf pembukaSetelah unsur-unsur informasi penting dicantumkan, selanjutnya Anda dapat menulis paragraf pembuka. graf pembuka ini Paragraf ini bisa diawali dengan kata “Dengan hormat” atau “Salam”.
3. Tuliskan isi surat dengan jelas
Setelah bagian pembuka maka berikutnya adalah bagian isi. Bagian ini biasanya akan menjelaskan maksud dan tujuan dari surat. Kemudian ada beberapa unsur yang terdapat pada bagian isi yaitu,
- Hari dan tanggal
- Waktu
- Tempat
- Topik pembahasan
4. Jangan lupa bagian penutup
Pada bagian penutup terdapat beberapa unsur penting seperti:
- Paragraf penutupParagraf ini berisikan ucapan terima kasih dan juga kalimat konfirmasi tentang kehadiran pihak yang diundang.
- Salam penutupKemudian di bawah paragraf penutup jangan lupa menuliskan ucapan terima kasih.
- Nama dan tanda tangan pengirimPada bagian akhir surat, Anda harus menuliskan nama pihak yang mengundang dan juga dibubuhi dengan tanda tangan. Adapun bagian ini menjadi konfirmasi keaslian dan formalitas atas surat undangan tersebut.
Baca juga: Memahami Tujuan Rapat Kerja dan Cara Membuatnya menjadi Efektif
Contoh Surat Undangan Rapat
1. Contoh surat undangan rapat kerja internal
PLUTO JAYA
Jl. Andromeda Utara No.89, Kota Jakarta
Email: plutojaya@email.com
Jakarta, 12 Desember 2022
Nomor : 005/SU-P/III/2022
Perihal : Undangan Rapat Perencanaan Agenda Kerja Tahun 2023
Lampiran : 1 (satu) halaman
Kepada Yth.
Bapak James Andromeda
General Manager PT. Pluto Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan meningkatnya performa perusahaan pada tahun 2022, maka akan diadakan rapat perencanaan agenda kerja untuk seluruh manager. Adapun rapat ini juga akan membahas mengenai strategi dari masing-masing divisi untuk menghadapi tahun 2023. Oleh karena itu, bersama dengan surat ini, kami mengundang Bapak untuk menghadiri rapat kerja yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 13 Desember 2022
Waktu : 14.00 s.d selesai
Tempat : Auditorium, Lt. 7, Gedung HQ PT Pluto Jaya
Acara : Rapat Perencanaan Agenda Kerja Tahun 2023
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak pada kegiatan rapat tersebut.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama
Pluto Jaya
Budi Forger Utama
2. Contoh surat undangan rapat kerja sama
AMAN GALAXY
Jl. Armada Selatan No.122, Kota Jakarta
Email: amangalaxyoke@email.com
Jakarta, 9 Mei 2022
Nomor : 004/SU-P/III/2022
Perihal : Undangan Rapat Kerja Sama
Lampiran : 1 (satu) halaman
Kepada Yth.
Ibuk Karen Putri
Head of Marketing PT. Percaya Sukses
Di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan kesepakatan sebelumnya mengenai kerja sama, maka kami dari PT. Aman Galaxy mengundang Ibuk Karen Putri selaku Head of Marketing PT. Percaya Sukses untuk menghadiri rapat bersama manajemen. Rapat ini nantinya akan membahas detail kerja sama antara kedua belah pihak. Adapun rapat kerja sama ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 13 Mei 2022
Waktu : 14.00 s.d selesai
Tempat : Meeting Room, Lt. 10, Gedung Utama PT. Aman Galaxy
Acara : Rapat Pembahasan Detail Kerja sama
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Ibuk pada kegiatan rapat tersebut.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Head of Marketing
Aman Galaxy
Jun Steven Kai
Itulah cara membuat dan beberapa contoh surat undangan rapat. Semoga dapat membantu tugas dan pekerjaan Anda.
Referensi
Gambar
Kampus Production. (2021). A Person’s Hand Holding a Pen Near a Piece of Paper. https://www.pexels.com/photo/a-person-s-hand-holding-a-pen-near-a-piece-of-paper-8815877/ (Diakses 8 Desember 2022)
