Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya
Hampir setiap rapat membutuhkan catatan dan rangkuman. Umumnya yang dicatat adalah poin-poin penting, keputusan, dan kesimpulan yang dihasilkan selama rapat berlangsung. Orang yang bertanggung jawab dalam hal ini yaitu seorang notulis. Notulis akan membuat catatan penting atau yang biasa disebut dengan notulen. Bagi Anda yang mungkin baru saja mendapatkan tugas untuk menjadi seorang notulis, berikut adalah contoh notulen rapat dan cara membuatnya.
Format dan Cara Membuat Notulen Rapat
Sebelum membahas contoh notulen, ada baiknya kita mencoba memahami bagaimana pembuatan notulen yang baik. Pada dasarnya pada proses pembuatan notulen ada beberapa hal yang harus Anda ketahui seperti berikut.
1. Mengetahui agenda rapat
Sebagai seorang yang akan bertugas sebagai notulis, Anda harus mengetahui agenda rapat yang akan diadakan. Cobalah menjalin komunikasi dengan ketua rapat. Dengan memahami agenda rapat, Anda akan memiliki panduan mengenai rapat, mulai dari topik, pembahasan, dan hal penting apa saja yang harus diperhatikan.
2. Memahami format dan elemen dalam notulen
Dalam pembuatan notulen biasanya ada beberapa elemen penting yang harus ada di dalamnya seperti:
- Judul rapat
- Tanggal dan waktu rapat
- Tujuan rapat
- Nama anggota yang hadir
- Pembahasan dan hasil rapat
- Rencana pembahasan rapat yang akan datang
3. Proses pencatatan selama rapat
Selama rapat berlangsung, seorang notulis harus mampu mendapatkan informasi penting. Adapun informasi tersebut nantinya akan berguna sebagai sumber utama untuk membuat notulen.
Saat menulis notulen, tinjau poin-poin yang dirasa sangat dibutuhkan nantinya oleh anggota rapat. Jika dirasa kurang, Anda dapat menulis informasi tambahan lainnya. Selain itu, coba juga pastikan bahwa semua putusan, kegiatan, dan hasil dicatat dengan jelas.
Setelah semuanya dicatat dan dimasukkan kedalam dokumen notulen, jangan lupa mengecek kembali. Namun, yang terpenting adalah upayakan notulen tersebut singkat namun jelas.
4. Membagikan notulen
Setelah notulen dibuat, seorang notulis harus membacakan notulennya kepada setiap anggota rapat. Pada saat ini, dokumen tersebut dapat dibagikan via email ataupun secara langsung.
Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya Dengan Mudah
Contoh Notulen Rapat
1. Contoh notulen rapat internal
Contoh teks
Notulen Rapat Tim Sales PT Sukses Makmur
Hari/Tanggal : Senin, 19 Desember 2022
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Meeting Hall Lt. 3, Gedung HQ PT Sukses Makmur
Agenda Rapat : Pembahasan mengenai strategi penjualan di Q1 2023
Pemimpin Rapat : Putri Mawah selaku Head Marketing Manager PT Sukses Makmur
Anggota yang Hadir:
- Meri Santoso (Head of Sales Team)
- Budi Pamungkas (Sales Associate Supervisor)
- Rinda (Sales Associate Supervisor)
- Dan semua tim sales
Notulis : Adinda Bulan
Pembahasan:
- Evaluasi performa tim sales pada Q4 2022
- Strategi peningkatan penjualan untuk Q1 2023
Keputusan Rapat :
Pada hari Senin tanggal 19 Desember 2022, telah dilaksanakan rapat mengenai sales strategi untuk menghadapi tahun 2023. Seluruh strategi dan perencanaan akan langsung dijalankan pada Januari 2023. Berikut adalah beberapa keputusan rapat:
- Melakukan kolaborasi dengan tim riset (data science dan analyst)
- Memanfaatkan kemeriahan tahun baru untuk menaikan penjualan
- Memaksimalkan data pelanggan untuk promosi
- Rencana penambahan anggota tim sales
2. Contoh notulen rapat eksternal
Contoh teks
Notulen Rapat Kerja Sama Antara PT Sukma dan PT Bunga
Hari/Tanggal : Rabu, 14 Desember 2022
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Auditorium Lt. 4, Gedung HQ PT Sukma
Agenda Rapat : Pembahasan Kerjasama Pengadaan Bahan Baku Kertas
Peserta Rapat :
- Budi Atep Sudarso (CEO PT Sukma)
- Joni Dio Rosi (CEO PT Bunga)
- Andi R Sudarso (Head of Business Development PT Sukma)
- Putri Argi S (Head of Marketing PT Bunga)
Kegiatan:
- Pembukaan
- Sambutan oleh CEO PT Sukma
- Pembahasan mengenai persetujuan dan kesepakatan
Keputusan Rapat :
Rabu 14 Desember 2022, telah diadakan rapat kerjasama. Pada rapat tersebut menghasilkan kesepakatan antara PT Sukma dan PT Bunga yaitu:
- Kerja sama antara PT Sukma dan PT Bunga akan berlangsung selama 5 tahun, dengan 1 tahun masa percobaan
- PT Bunga wajib memenuhi kebutuhan PT Sukma untuk proses produksi
- PT Sukma wajib membayarkan biaya untuk pengadaan bahan baku oleh PT Bunga
Notulis: Jeni Lisa
Itulah beberapa contoh notulen rapat dan cara membuatnya. Semoga dapat membantu. Umumnya pencatatan rapat bukanlah hal sepele. Dengan adanya notulen, bisa membantu setiap pihak untuk mengingat apa yang telah dibahas pada rapat sebelumnya.
Referensi
Gambar
Shimazaki, Sora. (2020). Crop businessman writing notes on paper. https://www.pexels.com/photo/crop-businessman-writing-notes-on-paper-5668497/ (Diakses 23 Desember 2022)
