7 Cara Membuat Workflow dan Tips Mengoptimalkannya
Jika sebelumnya Anda sudah mengetahui apa itu workflow, maka kali ini ada beberapa tips dan cara membuat alur kerja yang efektif. Selain itu, jika Anda berniat mengoptimalkan workflow management yang sudah ada, langkah-langkah pada artikel ini dapat Anda coba terapkan.
Cara Membuat Alur Kerja (Workflow)
1. Identifikasi sumber daya Anda
Pada dasarnya membuat workflow tidak hanya pada perencanaan dan gambaran dari sebuah alur kerja. Anda harus mengetahui peran dan tanggungjawab dari orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan. Selain itu, sebelum benar-benar membuat workflow, ada baiknya Anda memahami proses kerja yang sedang berjalan. Cobalah untuk mempelajari dan jangan sungkan untuk mendiskusikan dengan karyawan mengenai masalah yang mereka alami pada alur kerja pada saat ini.
2. Tetapkan batasan
Hal yang penting dalam membuat workflow adalah adanya awalan dan akhir. Hal ini menunjukkan sebuah proses yang jelas dari sebuah aktivitas kerja. Tanpa adanya dua poin ini, akan sulit untuk mengontrol alur kerja yang efektif. Sederhananya bagaimana Anda akan memulai sesuatu tanpa ada sebuah awalan dan akhir yang akan dituju (hasil).
Dua poin/titik ini juga memiliki peran sebagai batasan dari alur kerja yang akan dibuat. Adanya batasan, dapat membantu Anda berfokus pada tugas-tugas yang ada pada workflow. Yang mana ini dapat memberi Anda kendali untuk membuat langkah-langkah yang lebih mudah. Selain itu, untuk menentukan titik awal dan akhir ini, Anda bisa menggunakan konsep “pemicu dan hasil”. Pemicu berarti adalah titik awal, dan hasil adalah titik akhir.
3. Buat daftar tugas yang harus diselesaikan
Selanjutnya adalah membuat daftar tugas yang akan dimasukkan ke dalam rancangan pembuatan workflow. Anda dapat menentukan berbagai tugas/pekerjaan yang dirasa penting dan kurang penting. Adapun fungsi dari daftar ini adalah untuk membuat workflow yang memiliki jalur tugas yang jelas dan terstruktur. Alur kerja yang dibuat tanpa struktur akan mengakibatkan kurang efektifnya kinerja.
Sedangkan alur kerja yang terstruktur, memiliki urutan tugas yang jelas yang didalamnya terdapat rangkaian langkah-langkah untuk diselesaikan. Oleh karena itu, penting untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang tugas dan data yang diperlukan sebelum Anda merancang alur kerja
4. Tentukan komponen workflow
Langkah selanjutnya yaitu menentukan komponen-komponen penting yang nantinya ada pada workflow. Jika sebelumnya sudah mengetahui daftar tugas-tugas yang dikerjakan, maka berikutnya menentukan aktor (peran) dan informasi yang diperlukan untuk membuat alur kerja dapat berjalan.
Aktor dalam hal ini yaitu pihak atau bisa juga berbentuk sistem yang bertanggung jawab untuk mengerjakan dan menyelesaikan tugas yang terdapat pada workflow. Selain itu, jangan sampai lupa dengan segala informasi yang diperlukan untuk menjaga alur kerja untuk tetap berjalan dan menghasilkan hasil yang baik.
5. Susun urutannya
Setelah semua perencanaan dan komponen disiapkan, langkah berikutnya yaitu mencocokkannya dengan batasan yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian susunlah berdasarkan tugas-tugas dan penempatannya dari awal hingga akhir. Dalam hal ini, Anda dapat membuat gambarannya di papan tulis, kertas, atau rancangan grafis awal.
6. Buat diagram alur untuk visualisasi
Ketika rancangan gambar awal telah dibuat, maka Anda sudah bisa membuat workflow yang divisualisasikan secara menarik dan tentunya harus jelas. Pembuatan alur kerja ini bisa berbentuk alur diagram yang disusun secara terstruktur dan telah disesuaikan dengan budaya kerja.
7. Uji dan terapkan
Langkah berikutnya yaitu dengan melakukan uji coba terhadap workflow yang sudah dibuat. Adapun alasan dilakukannya pengujian ini yaitu mengidentifikasi jika ditemukannya masalah pada salah satu tahapan. Karena tidak ada jaminan bahwa setiap tahapan tugas yang telah ditentukan selalu sukses. Selain itu, pengujian juga dilakukan pada tahapan transisi dari satu tugas ke tugas lainnya. Setelah masalah tersebut diperbaiki dan sudah tidak ada lagi masalah pada pengujian ulang, maka workflow sudah bisa diterapkan.
Cara Mengoptimalkan Workflow
1. Analisis workflow
Ketika Anda merasa workflow yang digunakan pada saat ini sudah tidak lagi efektif, maka itu pertanda bahwa workflow tersebut membutuhkan perbaikan atau pembaharuan. Cara pertama yaitu dengan menganalisisnya. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengidentifikasi area yang harus diperbaiki.
Selain itu, peran dan tanggung jawab dari setiap pihak yang terlibat juga harus dianalisis untuk memastikan alokasi pekerjaan yang tepat dan pemanfaatan sumber daya yang optimal. Kemudian jangan lupa juga menyertakan karyawan untuk meminta feedback mereka terhadap alur kerja yang telah dijalankan selama ini.
2. Kumpulkan semua dokumen terkait
Selanjutnya adalah mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan workflow yang ada. Hal ini bisa berupa dokumentasi proses pembuatan alur kerja dan pengorganisasian bisnis Anda. Dokumen-dokumen tersebut dapat mempermudah Anda mengetahui tugas yang dirasa kurang efektif atau terlalu banyak memakan waktu. Oleh sebab itu, hal ini akan sangat diperlukan untuk mengoptimalkan workflow yang Anda miliki.
3. Mengoptimalkan komunikasi
Komunikasi adalah aspek penting dalam menjalankan sebuah alur kerja. Komunikasi yang baik dengan semua pihak, dapat mempermudah dalam melacak status kerja dan meminta persetujuan.
4. Menggunakan alat otomatisasi terbaik
Salah satu cara yang bisa membantu Anda dalam mengoptimalkan workflow adalah dengan menggunakan alat atau aplikasi workflow management. Umumnya pada aplikasi tersebut sudah tersedia berbagai fitur yang memudahkan dalam menjalankan otomatisasi pada alur kerja Anda.
Itulah beberapa cara membuat dan mengoptimalkan penerapan workflow. Umumnya pembuatan workflow yang efektif tentunya harus disesuaikan dengan budaya kerja yang ada pada bisnis Anda. Adapun dengan hal tersebut dapat membuat kinerja bisnis dapat berjalan secara baik.
Referensi
Babb, Benjamin. (2022). How to Create a Workflow: A Step-by-Step Guide. https://www.pipefy.com/blog/how-to-create-workflows/ (Diakses 30 November 2022)
Cflowapps.com. (2022). How to Improve your Workflow Efficiency? https://www.cflowapps.com/improve-workflow-efficiency/ (Diakses 30 November 2022)
Kissflow.com. (2022). How to Create a Workflow Online From Scratch. https://kissflow.com/workflow/create-workflow-online-scratch/ (Diakses 30 November 2022)
Gambar
Campaign Creators. (2018). Marketing Workflow Strategy. https://unsplash.com/photos/8F4EX4Nw1yY (Diakses 30 November 2022)
