Cara Praktis Membuat Absen dan Rekapan Kehadiran Karyawan di Excel
Absensi merupakan hal yang penting dalam menjalankan operasional sebuah bisnis. Karena dengan adanya absen, pemilik usaha dapat mengawasi kinerja karyawannya berdasarkan tingkat kehadiran mereka. Namun, nyatanya beberapa perusahaan masih menggunakan absensi manual dan yang sulit untuk didokumentasikan. Oleh karena itu, berikut adalah cara membuat absen karyawan di excel.
Cara Membuat Absensi Karyawan di Excel
1. Buka Microsoft Excel dan buat dokumen baru
2. Tulislah nama perusahaan dan periode absensi
Langkah selanjutnya, Anda bisa menuliskan nama perusahaan dan periode absensi yang diinginkan. Pada contoh di bawah Anda bisa lihat bahwa periode absensi menggunakan hitungan satu bulan.
3. Isilah kolom selanjutnya dengan nomor penanggalan
Kemudian, Anda bisa membuat nomor penanggalan dengan menulis angka pada kolom. Pada contoh di bawah, bisa Anda lihat pada tabel C dan B.
Setelah itu, Anda seleksi dan tarik hingga pada angka keterangan kecil di bawah menunjukkan angka 31 atau satu bulan.
4. Isi data nomor, nama karyawan, keterangan kehadiran
Setelah membuat nama perusahaan dan periode absensi, berikutnya Anda bisa membuat tabel yang diisikan beberapa keterangan. Adapun Anda bisa menuliskan nomor karyawan, nama, hingga keterangan tambahan, seperti masuk, sakit, cuti, izin, dan alfa.
5. Isi absensi berdasarkan kehadiran
Setelah memiliki tabel absensi, maka langkah selanjutnya mengisi tabel tersebut dengan kode absensi. Misalnya pada artikel ini, menggunakan beberapa tanda seperti:
- “v” untuk tanda hadir
- “s” untuk tanda sakit
- “c” untuk tanda cuti
- “i” untuk tanda izin
- “a” untuk tanda alfa
6. Gunakan fitur conditional formatting untuk memberi warna pada absensi
Untuk mempermudah membaca absensi, Anda dapat menggunakan fitur conditional formatting agar setiap tanda pada absen dapat terbaca dengan jelas.
Adapun caranya yaitu
- Seleksi tabel absen
- Pilih conditional formatting pada menu bar
- Pilih highlight cells rules
- Pilih Equal to…
7. Pilih kriteria bentuk warna pada tanda absen
Langkah berikutnya memilih bentuk kriteria warna yang Anda inginkan pada tanda absensi. Adapun ini lanjutan dari langkah conditional formatting sebelumnya. Setelah memilih “Equal to”, akan muncul pilihan kriteria seperti contoh di bawah.
Selanjutnya Anda dapat memasukkan tanda dari absensi dan memilih warna yang diinginkan. Misalnya pada contoh di atas, tanda “v” diberi warna hijau. Selain itu, langkah ini juga bisa digunakan untuk tanda absensi lainnya, seperti “s” untuk sakit, “c” untuk cuti, dan seterusnya.
Baca juga: 7 Cara Membuat Workflow dan Tips Mengoptimalkannya
8. Gunakan rumus “Countif” untuk menghitung jumlah kehadiran
Setelah tanda pada absensi diberi warna, maka langkah berikutnya yaitu menghitung kehadiran karyawan Anda. Adapun pada langkah ini, Anda bisa menggunakan rumus “Countif” seperti contoh di bawah.
Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih kolom keterangan yang ingin dihitung
- Masukan rumus, =COUNTIF dan seleksi baris pada tabel untuk dihitung.
- Masukan kriteria yang ingin dihitung
- Jika mengikuti contoh di atas, maka rumusnya yaitu =COUNTIF(A5:AG5;”v”). Ini berarti Anda akan menghitung jumlah kehadiran (“v”) pada tabel absensi
- Kemudian tekan “enter”
Di samping itu, rumus ini juga bisa digunakan untuk mencari jumlah keterangan lainnya seperti sakit, izin, dan alfa.
Kemudian tabel absensi Anda pun jadi seperti contoh gambar di atas.
Cara Membuat Rekap Absensi Karyawan di Excel
1. Seleksi data jumlah kehadiran karyawan
Langkah pertama untuk merekap jumlah kehadiran yaitu dengan menyeleksi data pada tabel absensi.
2. Gunakan conditional formatting dan pilih “Less than”
Setelah diseleksi, maka pilih conditional formatting. Kemudian pilih “Less than“. Pada contoh di bawah, rekap data dibuat dengan menggunakan kriteria batas aman.
Fungsi “Less than” memberi warna khusus pada karyawan yang jumlah kehadirannya di bawah batas hadir.
3. Masukkan kriteria
Setelah memilih “Less than”, maka masukan batas hadir sebagai kriteria dan warna pada jumlah yang dibawah batas hadir.
Pada contoh di bawah, menggunakan 26 sebagai batas kehadiran karyawan. Yang mana, karyawan yang jumlah kehadirannya di bawah 26 maka akan ditandai dengan warna merah.
Setelah itu, klik enter dan rekap kehadiran pada absensi Anda akan muncul.
Itulah beberapa cara membuat absen karyawan dengan menggunakan Microsoft Excel. Anda juga dapat membuat absen dengan lebih praktis dengan menggunakan tools performance management yang sesuai dengan Anda.
Referensi
Gambar
Tranmautritam. (2017). Midsection of Man Working. https://www.pexels.com/photo/midsection-of-man-working-326522/ (Diakses 14 Desember 2022)
