Mengenal Apa itu Reimburse atau Sistem Reimbursement dalam Bisnis
Reimbursement adalah salah satu sistem yang sering digunakan dalam aktivitas bisnis. Pada praktiknya hal ini melibatkan dua pihak yaitu perusahaan dan karyawan terkait urusan kompensasi uang ganti. Jika Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai reimbursement, simak artikel berikut.
Apa Itu Reimburse?
Reimburse adalah adalah uang pengganti yang dibayarkan perusahaan atas penggunaan dana pribadi yang digunakan karyawan untuk kebutuhan perusahaan. Biasanya reimburse ini cukup sering terjadi pada bidang industri jasa, manufaktur, dan industri lainnya yang berkaitan dengan aktivitas operasional yang aktif. Contoh sederhananya pengganti biaya bensin pada sopir pengirim barang.
Namun, tidak menutup kemungkinan, jenis industri lainnya juga sering menggunakan sistem ini. Intinya adalah ketika karyawan menggunakan uang pribadinya untuk menjalankan aktivitas bisnis perusahaan, maka perusahaan akan menggantinya dengan sistem reimbursement.
Jenis-Jenis Reimbursement
1. Pajak
Jenis reimburse yang cukup sering dilakukan yaitu dalam persoalan pajak. Pada umumnya pembayaran pajak ini dilakukan untuk memenuhi kewajiban kepada pemerintah. Contohnya yaitu ketika karyawan diharuskan membayar pajak tambahan terkait penghasilan dalam pekerjaannya, maka dia dapat mengajukan uang pengganti. Namun, biasanya pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan.
2. Asuransi
Reimbursement juga bisa terkait dengan urusan asuransi. Hal ini biasanya terjadi pada saat keadaan darurat yang menimpa karyawan. Contohnya, ketika karyawan terpaksa menggunakan dana pribadinya akibat mengalami kecelakaan kerja atau mendadak sakit. Uang pengganti ini dapat dibayarkan karena situasi yang tidak memungkinkan karyawan untuk melakukan konfirmasi kepada pihak asuransi.
3. Keperluan hukum
Selain dilandasi alasan pajak dan asuransi, reimbursement juga bisa dibayarkan ketika adanya kendala hukum yang menimpa karyawan atau pihak perusahaan. Hal bisa berupa aktivitas legal yang terjadi dalam bisnis atau perintah dari hakim terkait persoalan yang menimpa karyawan.
4. Biaya keperluan Bisnis
Reimbursement yang selanjutnya adalah jenis yang paling sering dan mudah ditemui dalam aktivitas bisnis. Adapun hal ini dikarenakan berbagai aktivitas yang dilakukan karyawan dalam menjalankan tugasnya. Beberapa contohnya seperti:
- Perjalanan bisnis ke luar kota
- Membayar penginapan
- Membayar perlengkapan kantor
- Menyewa gedung kantor
- Program pelatihan dan pendidikan
- Biaya makan
Baca juga: Penting! 8 Cara Meningkatkan Loyalitas Karyawan Secara Efisien
Manfaat Adanya Sistem Reimbursement bagi Perusahaan
1. Meningkatkan efisiensi
Terkadang situasi yang terjadi dilapangan tak dapat diprediksi. Hal ini membuat karyawan harus menggunakan uangnya untuk menjaga aktivitas bisnis tetap dapat berjalan dengan baik. Dengan menerapkan sistem reimbursement, dapat menunjukkan tanggung jawab Anda.
Ini menjadikan proses pemesanan, pembelian, dan persetujuan perjalanan mereka lebih efisien. Karyawan dapat mengirimkan laporan pengeluaran mereka kepada pihak perusahaan dan tim Anda dapat menghindari proses bolak-balik yang disebabkan oleh kesalahan.
2. Menciptakan kepercayaan antara kedua pihak
Adapun hal ini tentunya harus diawali dengan mensosialisasikan kebijakan reimbursement kepada setiap karyawan. Adanya sistem reimbursement yang jelas, membuat karyawan tidak perlu mencemaskan apakah uang mereka diganti atau tidak. Misalnya, menetapkan kebijakan penggantian biaya perjalanan bagi karyawan membuat mereka tahu bahwa perusahaan akan menggantinya.
3. Mendefinisikan budaya perusahaan
Memberitahu karyawan adanya sistem reimbursement dapat menunjukkan budaya kerja perusahaan. Ini tentang bagaimana Anda dapat mengkomunikasikan bahwa aktivitas yang mereka lakukan selalu mendapat dukungan.
Cara Mengelola Reimbursement
1. Tentukan kebijakan reimbursement
Pada dasarnya kebijakan mengenai reimbursement haruslah jelas. Hal ini bukan hanya ditujukan bagi karyawan, melainkan juga untuk perusahaan agar dapat menciptakan sistem yang efisien. Beri tahu karyawan jenis biaya apa yang memenuhi syarat untuk penggantian. Selain itu, jangan lupa juga menjelaskan jika ada persyaratan khusus yang diperlukan untuk menerima penggantian.
2. Buatlah sistem yang mudah dan efektif
Persoalan uang adalah hal yang tidak bisa dianggap remeh, dan ini bisa menjadi masalah ketika proses reimbursement tidak memiliki proses yang jelas. Baik dari proses pelaporan, klaim, hingga penggantian haruslah memiliki alur yang terstruktur.
Penggunaan formulir pelaporan dan pelampiran bukti-bukti pembayaran dapat menjadi langkah awal untuk dapat menciptakan sistem reimbursement yang efektif. Selain itu, pastikan juga untuk memberitahu mereka bagaimana proses tenggang waktu dalam proses pelaporan dan juga penggantian biaya dari reimbursement tersebut.
3. Hindari menggabungkan biaya reimbursement dengan gaji
Mungkin ada yang berpendapat bahwa dengan menggabungkan uang reimbursement dengan gaji dapat membuat menjadi lebih praktis. Namun, alih-alih menciptakan sesuatu yang praktis hal ini dapat menimbulkan permasalahan misalnya perhitungan pajak. Selain itu, hal ini juga bisa berdampak pada proses audit keuangan terutama dalam urusan payment. Oleh karena itu, ada baiknya pembayaran reimbursement jangan digabung dengan pembayaran gaji karyawan.
4. Lakukan proses klaim dengan transparan
Salah satu cara untuk meningkatkan kepercayaan karyawan adalah dengan memudahkan mereka dalam melacak status uang pengganti mereka. Tidak ada masalah ketika proses ini dilakukan dengan transparan. Anda dapat menciptakan sistem klaim yang mana, karyawan bisa mengecek sejauh mana proses penggantian uang mereka. Di sisi lain, hal ini juga bisa menjadi bukti tanggung jawab pihak perusahaan, sehingga karyawan tidak lagi bertanya-tanya akan reimbursement.
Demikianlah penjelasan mengenai apa itu reimburse. Umumnya adanya sistem reimbursement ini dapat bermanfaat bagi perusahaan dan juga karyawan, sehingga dapat mencegah permasalah keuangan di masa depan.
Referensi
Babb, Benjamin. (2022). 6 Steps to Manage Expense Reimbursement Efficiently. https://www.pipefy.com/blog/expense-reimbursement/ (Diakses 13 Desember 2022)
Concur.com. (2018). The Benefits of an Effective Expense Reimbursement Policy. https://www.concur.com/blog/article/benefits-effective-expense-reimbursement-policy (Diakses 13 Desember 2022)
Powlus, Sharon. (2021). 5 Best Practices for Managing Expense Reimbursements. https://www.lbmc.com/blog/best-practices-managing-expense-reimbursements/ (Diakses 13 Desember 2022)
Tuovila, Alicia. (2021). What Is a Reimbursement, and How Does It Work (With Example)?https://www.investopedia.com/terms/r/reimbursement.asp (Diakses 13 Desember 2022)
Gambar
Nilov, Mikhail. (2021). Person in Long Sleeve Shirt Holding a Calculator. https://www.pexels.com/photo/person-in-long-sleeve-shirt-holding-a-calculator-8297031/ (Diakses 13 Desember 2022)
