Penjelasan Mengenai Administrasi Kepegawaian, Jenis sistem, hingga Fungsinya
Pengelolaan karyawan umumnya memiliki berbagai bentuk tujuan yang ingin dicapai. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut yaitu dengan menerapkan sistem administrasi kepegawaian. Administrasi kepegawaian adalah salah satu sistem atau cara pengelolaan karyawan dalam sebuah organisasi. Untuk lebih lengkapnya Anda bisa simak artikel berikut.
Apa Itu Administrasi Kepegawaian?
Sederhananya administrasi kepegawaian adalah pengelolaan aktivitas karyawan dalam proses menjalankan tujuan perusahaan. Jika dilihat dari perspektif HR, hal ini bisa berupa aktivitas pengorganisasian, perekrutan, mempekerjakan, melatih, dan menilai pekerja. Adapun hal dasar yang ingin dituju dalam administrasi karyawan ini adalah memudahkan proses kegiatan yang dilakukan karyawan guna mencegah berbagai masalah dalam upaya mencapai tujuan tertentu.
Pada dasarnya hal ini tidak terlepas dari konsep administrasi itu sendiri. Administrasi yang kita kenal adalah aktivitas terkait pengelolaan beberapa hal yang berhubungan dengan kebijakan dari sebuah organisasi. Ketika karyawan dapat menjalankan kegiatannya dengan lancar tanpa gangguan, mungkin bisa menandakan urusan administrasi pada perusahaan tersebut dapat dikelola dengan baik. Misalnya seperti:
- Proses kinerja karyawan yang dapat di kontrol
- Proses komunikasi antara perusahaan dan pegawai menjadi efektif
- Lancarnya proses kerja dari satu divisi ke divisi lainnya
Selain itu, administrasi kepegawaian di Indonesia biasanya lebih bersifat pada manajerial pegawai negeri atau instansi negara.
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Sejalan dengan definisinya, administrasi kepegawaian memiliki tujuan utama agar dapat memudahkan dalam pengelolaan karyawan, hal ini termasuk pada aktivitas perekrutan dan pembagian tugas. Selain itu, ini juga bisa ditujukan untuk pengembangan struktur organisasi yang lebih baik, sehingga segala urusan kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dapat didelegasikan kepada setiap karyawan dengan tepat dan efektif.
Namun di balik semua itu, tujuan dari administrasi kepegawaian ini tidak lepas dari upaya untuk bisa meningkatkan produktivitas organisasi/perusahaan seperti:
- Mencapai hasil yang lebih baik dengan sumber daya yang tersedia
- Mengurangi biaya
- Meningkatkan efektifitas dalam pelaksanaan pekerjaan atau proyek
Jenis Sistem Administrasi Kepegawaian
Berdasarkan modul dari Drs. Enceng, M.Si. ada beberapa jenis administrasi kepegawaian yang dikenal secara umum.
1. Integrated system
Integrated system adalah sistem kepegawaian yang dalam pengelolaan aktivitas seperti rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian kinerja, penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat.
2. Separated system
Jika pada jenis integrated, pengelolaan administrasi dilakukan oleh pusat, maka separated system proses pengelolaan kepegawaian dilakukan oleh masing-masing daerah atau cabang.
3. Unified system
Unified system ini bisa dibilang menggunakan jasa pihak ketiga. Pengelolaan kepegawaian tidak dilakukan langsung oleh manajemen, melainkan dilakukan oleh suatu lembaga khusus yang dibentuk untuk mengurus hal ini.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
1. Pengadaan
Pengadaan dalam hal ini yaitu memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi. Inti dari pengadaan ini umumnya berkaitan dengan penentuan kebutuhan pegawai, seperti penarikan, seleksi, dan penempatannya.
2. Pengembangan
Fungsi berikutnya yaitu untuk pengembangan karyawan. Karena seperti yang kita ketahui, tidak ada satu karyawan pun yang 100% cocok dengan perusahaan yang baru saja dia masuki. Oleh karena itu, administrasi kepegawaian yang baik akan membuat proses pendidikan dan pelatihan karyawan akan menjadi lebih mudah dan efektif.
3. Kompensasi
Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan kepada pegawai yang mampu berkontribusi dengan baik. Kontribusi ini berkaitan dengan kinerja karyawan dalam pencapaian tujuan organisasi. Bentuk kompensasi yang paling umum yaitu berbentuk gaji bulanan dan tunjangan lainnya.
4. Pengintergrasian
Integrasi adalah penyesuaian keinginan pegawai dengan keinginan organisasi atau perusahaan. Hal ini didasarkan pada kepercayaan adanya kepentingan yang dapat tumpang-tindih dalam hubungan kepegawaian dengan organisasi. Oleh karena itu, masing-masing pihak perlu untuk menyesuaikan kebiasaannya. Misalnya saja pegawai secara individu diminta untuk mengubah pandangan dan sikap-sikap lain yang kurang menguntungkan bagi organisasi.
5. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan usaha untuk menjaga kondisi kerja agar selalu dalam keadaan baik. Karena tanpa hal ini bisa memberi dampak buruk pada komunikasi dengan para pegawai, keadaan jasmani, kesehatan mental, dan keselamatan kerja. Pemeliharaan ini dapat juga diartikan sebagai usaha untuk mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah ada.
Baca juga: Cara Praktis Membuat Absen dan Rekapan Kehadiran Karyawan di Excel
Manfaat Administrasi Kepegawaian
Terlepas dari bagaimana peran administrasi dalam pengelolaan karyawan, ada beberapa manfaat yang mungkin didapatkan ketika lembaga atau perusahaan memiliki administrasi kepegawaian/personnel management yang baik.
1. Membuat rencana pertumbuhan strategis
Administrasi yang jelas dapat menjadi sumber informasi bagi lembaga atau perusahaan untuk membuat rencana pengembangan melalui pertumbuhan karyawan. Ini mencakup proses perekrutan yang berfokus pada jumlah peran yang diperlukan baik dalam operasi saat ini maupun di masa depan.
2. Mengatur kinerja karyawan
Adanya administrasi kepegawaian memiliki dampak positif dalam pengelolaan kinerja harian karyawan, seperti penggajian dan perekrutan. Ketersediaan seperangkat pedoman umum dan staf yang didedikasikan untuk pengelolaan ini dapat menyederhanakan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan.
3. Meningkatkan moral karyawan
Proses administrasi yang jelas, tidak hanya bermanfaat bagi lembaga atau perusahaan. Bekerja dengan segala urusan yang dijalankan dengan baik, dapat menciptakan lingkungan yang positif di mana anggota staf merasa dihargai. Ini juga dapat mempengaruhi hasil kerja dan umur panjang mereka dengan perusahaan.
Demikianlah penjelasan mengenai apa itu administrasi kepegawaian. Jika Anda berencana mencari aplikasi pengelolaan kinerja karyawan, Kount siap membantu Anda dengan fitur-fitur yang dapat mengoptimalkan aktivitas perusahaan Anda. Langsung saja klik link berikut ini Kount.id. untuk lebih lengkapnya.
Referensi
Enceng, M. S. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian. http://repository.ut.ac.id/3996/1/ADPU4430-M1.pdf (Diakses 15 Desember 2022)
Indeed.com. (2021). Personnel Management: Definition, Types and Benefits in the Workplace. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/personnel-management-types (Diakses 15 Desember 2022)
Gambar
Pexels.com – Kampus Production
